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Richtlinien verwalten und durchsetzen

Erstellen Sie Richtlinien und setzen Sie sie durch: mit der Granularität, wie sie von komplexen, globalen Unternehmen benötigt wird, mit Richtlinien, die je nach regulatorischen oder internen Anforderungen angepasst werden können, und mit einem vollständigen Überblick über alle Richtlinien für ein optimales Audit und Reporting.

  • Granulare und flexible Richtlinienverwaltung
  • Automatisierte Richtliniendurchsetzung und Datenvernichtung
  • Vollständige Richtlinienhistorie und Prüfpfad
  • Archivierungsdienst und Archivierungstools zertifiziert nach SSAE-16
  • Geografisch verteilte Rechenzentren
  • Steuerungen zur Erfüllung der Standards laut FISMA/FEDRAMP

Erfahren Sie mehr darüber, wie Proofpoint Unternehmen hilft, ihre Compliance zu wahren – in der CIO-Wissensbörse: Kontrolliere deine Daten, bevor sie dich kontrollieren.

 

Granulare und flexible Richtlinienverwaltung: Sie können beliebig viele Richtlinien zu Aufbewahrung von Daten erstellen, nach Geschäftseinheit, Region, Zugehörigkeit zu einer ActiveDirectory-Gruppe oder nach anderen Kriterien, wie:

  • Vorhandenen Datensatzklassen (z. B. Geschäftsunterlagen, die in Übersichten für Aufbewahrungsfristen definiert sind)
  • Inhaltstyp (z. B. E-Mail, Social, Chat)
  • E-Mail-Eigenschaften (Betreff, Textteil, Header, Anhang, Empfänger, Absender)
  • InfoTags, mit denen einzelne Objekte von Suchergebnissen ausgeschlossen oder isoliert werden können. Einzelne Objekte, die z. B. von einem externen Anwalt an die interne Rechtsabteilung gesendet werden, können als "Privilegiert" gekennzeichnet und von Suchergebnissen ausgeschlossen werden.

Automatisierte Richtliniendurchsetzung und Datenvernichtung
Jedes Objekt wird gemäß den aktuell geltenden Richtlinien archiviert und unveränderlich gespeichert. So überlassen Sie die Verwaltung von Richtlinien nicht Ihren Anwendern. Wenn die Aufbewahrungsfrist eines Datenobjekts abgelaufen ist, kann ein bevollmächtigter Mitarbeiter einfach auf "Vernichten" klicken, womit sichergestellt wird, dass alle Instanzen dieses Objekts unwiederbringlich aus dem Archiv gelöscht werden.

Vollständige Richtlinienhistorie und Prüfpfad
Alle Handlungen in Bezug auf die Richtlinienverwaltung können in einer vollständigen Richtlinienhistorie und alle Handlungen von bevollmächtigten Mitarbeitern in einem umfassenden Protokoll nachvollzogen werden.

Archivierungsdienst und Archivierungstools zertifiziert nach SSAE-16
Die Erfüllung von Regulierungsvorschriften erfordert auch den Schutz von Informationen mit Betriebsabläufen und physischen Einrichtungen, die nach SSAE-16 zertifiziert sind und laufenden Prüfungen der Betriebs-, Leitungs- und Sicherheitsprozesse und -kontrollen unterzogen werden.

Geografisch verteilte Rechenzentren
Archivdaten werden in verbundenen und geografisch verteilten Rechenzentren in den USA, EMEA und Kanada gespeichert. Damit wird sichergestellt, dass Organisationen die strengen geltenden Datenschutzvorschriften einhalten bzw. ihren regionalen Datenbedarf erfüllen können.

Steuerungen zur Erfüllung der Standards laut FISMA/FEDRAMP
Für Kunden der US-Bundesregierung erfüllt Enterprise Archive die stringenten Anforderungen des Federal Information Security Management Act (FISMA) und des FEDRAMP-Zertifizierungs- und Akkreditierungsprozesses. Der Betrieb eines Dienstes nach FISMA-Compliance-Standard erfordert die Verwaltung von Informationen gemäß mehr als 250 Kontrollen und ablaufbezogenen Sicherheitsstufen.

 
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eDiscovery und gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Erfüllen Sie die Anforderungen an eDiscovery und gesetzliche Aufbewahrungsfristen effizient, kostengünstig und sicher mit einem voll automatisierten System für Echtzeitsuche, starke gesetzliche Aufbewahrungsfristen und die Zusammenarbeit von Rechtsabteilungen. Sie profitieren von unübertroffenem Datenschutz und Datensicherheit, die mit der patentierten DoubleBlindTM Key Architecture bereitgestellt werden.

  • Tieferer Einblick in Ihre Daten in Echtzeit
  • Erstellung und Verwaltung von Legal Holds
  • Ausweitung des Datenerhalts auf Dateien und Dokumente an nicht verwalteten Speicherorten per Content Collection
  • Automatische Benachrichtigungen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
  • Unterteilung des Zugriffs auf Suchefunktionen nach Benutzergruppe
  • Unübertroffener Schutz mit DoubleBlindTM Key Architecture
  • Sicherer Export von Daten 

Tieferer Einblick in Ihre Daten in Echtzeit Rechtsabteilungen können Echtzeitsuchen nach Nachrichtenüberschriften, Nachrichtentext und Inhalten von mehr 400 Anhangtypen durchführen. Nutzen Sie bewährte, zuverlässige und standardbasierte Suchmethoden für E-Mails, Chat-Nachrichten, Bloomberg-Daten, Social-Media- und kooperative Inhalte – mit konstant schnellen Ergebnissen und einem einzigartigen Such-Performance-SLA. 

Erstellung und Verwaltung von Legal Holds
Unterstützen Sie eine unbegrenzte Anzahl an Legal Holds ohne Zutun von Anwendern oder manuelle Schritte durch Mitarbeiter der Rechtsabteilung. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen können basierend auf dem Datenverwalter oder in Kombination mit Datumsbereichen und Schlüsselbegriffen zugewiesen werden. Auf einzelne Objekte können auch mehrere Aufbewahrungsfristen angewendet werden.

Ausweitung des Datenerhalts auf Dateien und Dokumente an nicht verwalteten Speicherorten per Content Collection
Wenden Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen auf Dateien und Dokumente an nicht verwalteten Speicherorten an, wie Netzlaufwerke und Microsoft SharePoint. Inhalte lassen sich nahtlos aus bestehenden Legal Holds abrufen und hinzufügen. Das geschieht über einen voll automatisierten Prozess, der einfach anzuwenden, schnell installierbar ist und nur beschränkten Aufwand vor Ort sowie minimale Auswirkungen auf das System mit sich bringt.

Automatische Benachrichtigungen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Erstellen Sie schriftliche Anweisungen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und verfolgen Sie die Compliance der Datenverwalter sowie den Aufwand und Status des Dokumenterhalts nach. Die Automatisierung des Benachrichtigungsablaufs für Aufbewahrungsfristen verbessert nicht nur die Effizienz Ihrer Rechtsabteilung, sondern verkörpert Best Practices durch eine umfassende, nachprüfbare Berichterstellung, die Ihnen Rechtssicherheit gibt.

Unterteilung des Zugriffs auf Suchefunktionen nach Benutzergruppe
Für multinationale Organisationen mit unterschiedlichen regionalen Regulierungsanforderungen oder eDiscovery-Richtlinien kann die vollständige Abtrennung des Archivs mittels Discovery-Segmentierung erreicht werden. Basierend auf verschiedenen geografischen Anforderungen, Anforderungen für bestimmte Geschäftseinheiten oder Produkte können einzelne Richtlinien und Zugriffsrechte definiert und verwaltet werden.

Unübertroffener Schutz mit DoubleBlindTM Key Architecture
Mit der DoubleBlindTM Key Architecture behält die Rechtsabteilung für die Dauer des Archivierungs- und eDiscovery-Prozesses die alleinige Kontrolle über ihre Informationen. Verschlüsselungsschlüssel werden in Ihrem Netzwerk gespeichert. Ihre Informationen sind ohne Ihr Wissen und ohne Ihre Zustimmung für keinen Host, keine Agentur und keinen anderen Dritter lesbar.

Sicherer Export von Daten 
Inhalte aus dem aktiven Archiv oder aus Legal Holds können in PST-Dateien oder EDRM XML zur weiteren Bearbeitung in nachgelagerten Tools für rechtliche Überprüfungen exportiert werden. Alle Aktionen können in Berichten erfasst und nachgeprüft werden. Ihr Prozess ist damit rechtssicher.

 
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Betriebliche Compliance-Prüfung durch FINRA/SEC/IIROC [button] Datenblatt herunterladen: Enterprise Archive für SEC- und FINRA-Compliance

Verbesserte Prüfereffizienz und regulatorische Bewältigung bei der Einhaltung regulatorischer Datenaufbewahrungs- und Prüfungsanforderungen von SEC, FINRA und IIROC mit dem Proofpoint Supervisory Review Module. Dieses Modul bietet eine zentrale Konsole zur effizienten Überwachung von E-Mail-, Social-Media-, Chat- und kooperativem Inhalt und gewährt dabei vollen Zugriff auf alle archivierten Inhalte, um schnelle Antworten auf regulatorische Anfragen zu ermöglichen. 

  • Leistungsstarker Aufsichtsworkflow
  • Umfangreiche Richtliniendefinition
  • Compliance mit den Speicheranforderungen nach SEC 17a-3-4
  • Integration von CA Data Protection-Archiven
  • Dritt-Downloader-Dienst
  • Vollständiger Echtzeitzugriff auf alle Archivinhalte
  • Unübertroffener Schutz mit DoubleBlindTM Key Architecture

Leistungsstarker Aufsichtsworkflow
Unterstützen Sie verschiedene Prüfungsworkflows, wie die Prüfung durch zentrale Teams, Abteilungsleiter, spezielle Sachverständige für Richtlinienverstöße oder Prüfungen, die eine mehrstufige Eskalation durchlaufen.

Umfangreiche Richtliniendefinition
Definieren Sie eine unbegrenzte Anzahl an Nutzungsrichtlinien und Regeln für die automatische Erkennung von Verstößen gegen diese Richtlinien. Zu diesen Regeln können der Absender einer Nachricht, der Nachrichteninhalt (einschließlich Anhängen), Datumsbereiche und die Angabe gehören, ob die Kommunikation intern oder extern war.

Compliance mit den Speicheranforderungen nach SEC 17a-3-4
Erfüllen Sie Speicheranforderungen mit unserer sicheren, manipulationsbeständigen Speicherinfrastruktur, die sich über geografisch verteilte Rechenzentren erstreckt. Unsere Infrastruktur stellt sicher, dass Informationen auch bei Dienstunterbrechungen in einem der Rechenzentren weiter verfügbar sind und alle Bedingungen nach SEC-Regelung 17a-3-4 erfüllt werden.

Integration von CA Data Protection-Archiven
Wenn Sie CA Data Protection (zuvor CA Orchestria) zur E-Mail-Überwachung und Dokumentklassifizierung einsetzen, können Sie die Cloud nutzen, um die Langzeitaufbewahrung von Daten für aufsichtsrechtliche Überprüfungen und für den Datenerhalt zusammenlegen. Nachrichten werden zur Langzeitaufbewahrung in Enterprise Archive vereinheitlicht, sodass sich der Speicherplatzbedarf und die Gesamtbetriebskosten reduzieren.

Dritt-Downloader-Dienst
Auf Anfrage kann Proofpoint als designierter Dritt-Downloader dienen. Fall die SEC Kopien von Archivdaten anfordert, legt Proofpoint einen Nachweis der SEC-Anfrage beim Anbieter der Schlüsselhinterlegung vor, der daraufhin Kopien der Verschlüsselungsschlüssel an Proofpoint aushändigt. Die angefragten Daten werden dann an die SEC exportiert.

Vollständiger Echtzeitzugriff auf alle Archivinhalte Anders als bei vielen Einzeltools für aufsichtsrechtliche Überprüfungen können Compliance-Teams Echtzeitsuchen für alle archivierten Inhalte durchführen, darunter E-Mails und mehr als 400 Anhangtypen, Chat-Nachrichten, Bloomberg-Daten, Social-Media- und kooperative Inhalte – mit konstant schnellen Ergebnissen und einem einzigartigen Such-Performance-SLA.

Unübertroffener Schutz mit DoubleBlindTM Key Architecture
Mit der DoubleBlindTM Key Architecture behalten Compliance-Beauftragte für die Dauer des Archivierungs- und Prüfungsprozesses die alleinige Kontrolle über ihre Informationen. Verschlüsselungsschlüssel werden in Ihrem Netzwerk gespeichert. Ihre Informationen sind ohne Ihr Wissen und ohne Ihre Zustimmung für keinen Host, keine Agentur und keinen anderen Dritter lesbar.

 
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Nahtloser Anwenderzugriff auf Informationen

Stellen Sie Informationen schnell, zuverlässig und gleichmäßig bereit, um die Produktivität Ihrer Anwender zu verbessern. Benutzer erhalten schnellen, konstanten und zuverlässigen Zugriff auf Informationen über eine Web-Benutzeroberfläche, ein Mobilgerät oder direkt in Outlook. Enterprise Archive bietet eine bessere Anwenderproduktivität ohne den Aufwand oder die Kosten für die Verwaltung eines IT-Systems vor Ort.

  • Ordner-Synchronisierung
  • Suche unabhängig von Zeit, Ort oder Gerät
  • Durchsetzung von Postfach-Kontingenten mit Anhang-Stubbing

Ordner-Synchronisierung
Bei der Ordner-Synchronisierung wird die Microsoft Outlook-Ordnerstruktur nur Nutzung im Archiv repliziert. Dank der replizierten Ordnerstrukturen im Archiv, die dasselbe Format wie das aktive Outlook-Postfach haben, bleiben Anwender produktiv und werden sogar effizienter.

Suche unabhängig von Zeit, Ort oder Gerät
Ob im Büro in Outlook, zu Hause in OWA oder unterwegs auf einem iOS- oder Android-Gerät: Ihre Daten sind für schnelle, zuverlässige Suchen und Datenabrufe stets verfügbar.

Durchsetzung von Postfach-Kontingenten mit Anhang-Stubbing 
Verhelfen Sie Ihren Benutzern dazu, im Rahmen von Postfach-Kontingenten zu arbeiten – und schaffen Sie PST-Dateien komplett ab. Mithilfe von Anhang-Stubbing können 60 bis 70 % des Datenvolumens in Exchange beseitigt werden. Wenn Sie für historische Daten das Archiv bemühen, lässt sich die Produktivität verbessern und können persönliche Speicherorte schneller erkannt werden.

 
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Archive Ressourcen

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Datenblatt

Enterprise Archive für SEC- und FINRA-Compliance

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Die acht wichtigsten Anforderungen an Archivierung und eDiscovery im Gesundheitswesen