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Administración y aplicación de políticas

Cree y aplique políticas con la minuciosidad que exigen las empresas complejas y globales, con políticas que pueden evolucionar fácilmente a medida que cambien los requisitos normativos o internos, y con un historial de políticas completo para auditoría y elaboración de informes optimizados.

  • Administración de políticas granular y flexible
  • Aplicación y eliminación automatizadas de políticas
  • Historial de políticas y registro de auditorías completos
  • Servicio e instalaciones de archivo con certificado SSAE-16 
  • Centros de datos distribuidos geográficamente
  • Controles para el cumplimiento de estándares FISMA/FEDRAMP
  • Conozca cómo Proofpoint ayuda a que las organizaciones mantengan la conformidad con el bucle de conocimientos par CIO: Controle sus datos antes de que ellos lo controlen a usted.

Administración de políticas granular y flexible: Cree un número ilimitado de políticas de retención basadas en la unidad empresarial, la geografía, la pertenencia al grupo Active Directory u otros criterios, entre los que se incluyen:

  • Clases de registros existentes (p.ej.: registros empresariales definidos dentro de programaciones de retención de registros)
  • Tipo de contenido (p. ej., correo electrónico, redes sociales, mensajería instantánea)
  • Propiedades de correo electrónico (Asunto, Cuerpo, Encabezado, Adjuntos, Enviar a, Recibido de)
  • Etiquetas de información que permiten excluir o aislar elementos individuales de los resultados de búsqueda. Por ejemplo, los elementos individuales enviados por abogados externos al equipo legal interno se pueden etiquetar como “Con privilegios” y excluirse de los resultados de búsqueda.

Aplicación y eliminación automáticas de políticas
Cada elemento se archiva según las políticas activas en cada momento, y se almacenan inmutablemente, por lo que se depende menos de la administración de políticas que hagan los usuarios. Cuando la información alcanza el fin de su periodo de conservación, los responsables autorizados solo tienen que hacer clic en “Eliminar”, lo que garantiza que no se pueda recuperar ninguna instancia de ese elemento del archivo.

Historial de políticas y registro de auditorías completos
Se puede acceder a todas las acciones de administración de políticas a través de un historial de políticas completo junto con un registro de acciones realizadas por los responsables autorizados.

Servicio e instalaciones de archivo con certificado SSAE-16
Cumplir los mandatos normativos también requiere proteger la información con operaciones certificadas SSAE-16 e instalaciones físicas que se sometan a una auditoria continua de procesos y controles operativos, de administración y de seguridad.

Centros de datos distribuidos geográficamente
Los datos archivados se almacenan en centros de datos emparejados y distribuidos geográficamente en EE. UU, EMEA y Canadá, lo que garantiza que las organizaciones pueden cumplir los mandatos de privacidad de datos locales o las necesidades de localidad de datos regionales.

Controles para el cumplimiento de los estándares FISMA/FEDRAMP
Para los clientes del Gobierno Federal de EE. UU., Enterprise Archive cumple los estrictos requisitos de la Ley sobre administración de la seguridad de la información federal (FISMA, Federal Information Security Management Act) y la certificación FEDRAMP, así como los procesos de acreditación. Realizar un servicio cumpliendo los requisitos de conformidad de la FISMA requiere que administremos la información para cumplir más de 250 controles y salvaguardas operativas.

 
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Detección electrónica y administración de la custodia legal de información

Cumplir las obligaciones de la detección electrónica y la custodia legal de información, de forma rentable y justificable con un sistema completamente automatizado para una búsqueda en tiempo real, administración robusta de la custodia legal de información y colaboración de equipos legales, con privacidad de datos inmejorable y protección de seguridad ofrecida por la arquitectura patentada DoubleBlindTM Key Architecture.

  • Exploración más profunda de los datos en tiempo real
  • Creación y gestión de retención de información con fines legales
  • Ampliación de la conservación de archivos y documentos en ubicaciones no gestionadas con recopilación de contenidos 
  • Automatización de la notificación de conservación de información por motivos legales
  • Acceso a detección de segmentos por grupo de usuarios
  • Protección sin fisuras con DoubleBlindTM Key Architecture
  • Exportación segura de datos 

Exploración más profunda de los datos en tiempo real Los equipos legales pueden realizar búsquedas en tiempo real en encabezados de mensajes, el cuerpo del mensaje y contenidos de más de 400 tipos de archivos adjuntos. Aproveche los métodos de búsqueda probados, fiables y basados en estándares en correo electrónico, mensajería instantánea, datos Bloomberg, redes sociales y contenido colaborativo, con resultados rápidos y estables respaldados exclusivamente por el SLA de rendimiento de búsqueda. 

Creación y gestión de retención de información con fines legales
Compatibilidad con un número ilimitado de retenciones de información sin implicación de los usuarios finales ni pasos manuales del equipo legal. Las retenciones de información por motivos legales se pueden asignar en función del responsable de la custodia o por intervalos de fechas y palabras clave, y se pueden aplicar varias retenciones de información a elementos individuales.

Ampliación de la conservación de archivos y documentos en ubicaciones no gestionadas con recopilación de contenidos 
Aplicar las retenciones legales a archivos y documentos que residen en ubicaciones no gestionadas como archivos compartidos y Microsoft SharePoint. Recopilar y añadir contenido de manera impecable para retenciones de información por motivos legales existentes con un proceso completamente automatizado que es simple y rápido de instalar, que ocupa un espacio limitado en las instalaciones y con un impacto mínimo en el sistema.

Automatización de la notificación de conservación de información por motivos legales
Cree instrucciones de retención de información con fines legales, siga el cumplimiento de los responsables de custodia y documente los esfuerzos y estados de conservación. La automatización del proceso de retención de información con fines legales mejora la eficiencia del equipo legal, pero también representa las prácticas recomendadas a través de informes completos y auditables que contribuyen a la justificación en procesos legales.

Acceso a detección de segmentos por grupo de usuarios
Para organizaciones multinacionales que disponen de normativas regionales distintas o requieren detección electrónica, Discovery Segmentation ofrece segregación completa de archivos. Las políticas y derechos de acceso exclusivas se pueden definir y gestionar en función de distintas unidades geográficas y comerciales o requisitos de productos.

Protección sin fisuras con DoubleBlindTM Key Architecture
El departamento legal puede mantener el control exclusivo de su información durante todo el proceso de archivo y detección electrónica con DoubleBlindTM Key Architecture. Las claves de cifrado se almacenan en su red; ningún host, agencia u otras terceras partes pueden obtener acceso de lectura a su información sin su conocimiento ni permiso.

Exportación segura de datos 
El contenido desde el archivo activo o la retención de información con fines legales se puede exportar a archivos PST o EDRM XML para su posterior procesamiento en herramientas de revisión legal subsiguientes. Todas las acciones se registran y auditan completamente para una justificación de procesos completa.

 
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Revisión de supervisión de FINRA/SEC/IIROC

La eficiencia mejorada del revisor y la respuesta normativa en el cumplimiento de la gestión de registros normativos SEC, FINRA y IIROC y los requisitos de supervisión con Supervisory Review Module de Proofpoint se ofrecen en un único panel para supervisar eficientemente el correo electrónico, las redes sociales, la mensajería instantánea y el contenido colaborativo, sin perder el acceso completo a todo el contenido archivado para habilitar la respuesta rápida a las consultas normativas. 

  • Potente flujo de trabajo de supervisión
  • Definición exhaustiva de políticas
  • Conformidad con los requisitos de almacenamiento SEC 17a-3-4
  • Integración de archivos de CA Data Protection
  • Servicio de descargas de terceros
  • Acceso completo en tiempo real a todo el contenido archivado
  • Protección sin fisuras con DoubleBlindTM Key Architecture

Potente flujo de trabajo de supervisión
Compatibilidad con diversos flujos de trabajo de revisión, que incluyen revisiones de equipos centrales, administradores de departamentos, expertos en violaciones de políticas específicas, así como revisiones que sufren adaptaciones a múltiples niveles.

Definición exhaustiva de políticas
Definición de un número ilimitado de políticas de uso aceptable, junto con las reglas usadas para la detección automática de violaciones de esa política. Estas reglas incluyen el remitente del mensaje, el contenido del mensaje, (incluidos los archivos adjuntos), los intervalos de fechas y si la comunicación fue interna o externa.

Conformidad con los requisitos de almacenamiento SEC 17a-3-4
Conformidad con los requisitos de almacenamiento con nuestra infraestructura de almacenamiento segura y antimanipulaciones que consta de centros de datos distribuidos geográficamente. Nuestra infraestructura garantiza que la información esté disponible en caso de interrupción del servicio en cualquier ubicación y cumple todas las condiciones establecidas en SEC Rule 17a-3-4.

Integración de archivos de CA Data Protection
Si utiliza actualmente CA Data Protection (anteriormente, CA Orchestria) para la supervisión del correo electrónico y la clasificación de documentos, ahora puede sacar el máximo partido a la nube para consolidar la retención a largo plazo de datos para la revisión de supervisión y gestión de registros. Los mensajes se unifican en Enterprise Archive para retención a largo plazo, con lo que se reduce el espacio de almacenamiento y reduce globalmente el coste total de propiedad.

Servicio de descargas de terceros
Si se solicita, Proofpoint puede servir como descargador de terceros designado. En caso de que la SEC solicite copias de datos archivados, Proofpoint presenta pruebas de la solicitud SEC al proveedor de servicios de depósitos de claves que generan copias de las claves de cifrado para Proofpoint. Se solicitan los datos y después se exportan a la SEC.

Acceso completo y en tiempo real a todo el contenido archivado
A diferencia de muchas otras herramientas de revisión independientes, los equipos de conformidad pueden realizar búsquedas en tiempo real de todo el contenido archivado, incluido el correo electrónico y más de 400 tipos de archivos adjuntos, mensajería instantánea, datos Bloomberg, redes sociales y contenido colaborativo, con resultados rápidos y estables respaldados exclusivamente por el SLA de rendimiento de búsqueda.

Protección sin fisuras con DoubleBlindTM Key Architecture
Los responsables de conformidad pueden mantener el control exclusivo de su información durante todos los procesos de archivo y revisión con DoubleBlindTM Key Architecture. Las claves de cifrado se almacenan en su red; ningún host, agencia o terceros pueden obtener acceso de lectura a su información sin su conocimiento ni permiso.

 
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Acceso impecable a la información de usuario final

Proporcione información de manera rápida, fiable y sistemática para mejorar la productividad de usuario final mediante un acceso a la información de manera rápida, sistemática y fiable a través de interfaces de usuario web, dispositivos móviles o directamente desde Outlook. Enterprise Archive ofrece una productividad de usuario final mejorada, sin las complicaciones ni los gastos que suponen mantener un sistema en las propias instalaciones.

  • Sincronización de carpetas
  • Búsqueda en cualquier momento, lugar o dispositivo
  • Aplicación de cuotas de buzón de correo con procesamiento con código auxiliar de archivos adjuntos

Sincronización de carpetas
La sincronización de carpetas replica la estructura de carpetas de Microsoft Outlook de los usuarios para su uso dentro del archivo. Esto permite que los usuarios mantengan la productividad y aumenten la eficacia gracias a estructuras de carpetas replicadas en el archivo con el mismo formato que su buzón de correo de Outlook activo.

Búsqueda en cualquier momento, lugar o dispositivo
Independientemente de si está en la oficina con Outlook, en su casa con OWA o en movimiento con un dispositivo iOS o Android, siempre podrá acceder a su información para realizar búsquedas y obtener resultados de manera rápida y fiable.

Aplicación de cuotas de buzón de correo con procesamiento con código auxiliar de archivos adjuntos
Permita que los usuarios trabajen dentro de cuotas de correo electrónico (y erradique los archivos PST) gracias al procesamiento con código auxiliar para eliminar el 60-70% del volumen dentro de Exchange. Basarse en el archivo de datos históricos mejora la productividad y reduce el reto de identificar las ubicaciones de almacenamiento personales.

 
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Archive Recursos

Archive Recursos

documento técnico

Los 8 requisitos principales de archivo y detección en el ámbito sanitario

Office 365

Proofpoint mejora las capacidades de Microsoft Office 365

ficha técnica

Enterprise Archive para conformidad con SEC y FINRA

seminario web

Actualización de Proofpoint para servicios financieros

investigación de Gartner

Magic Quadrant