Cos’è l’E-Discovery?

L’e-discovery, o electronic data discovery, è una forma di indagine digitale che mira a individuare prove all’interno di e-mail, comunicazioni aziendali e altri dati digitali, utilizzabili in contenziosi o procedimenti penali. Sebbene il processo di discovery tradizionale sia comune durante le controversie, l’e-discovery si concentra esclusivamente sulle prove digitali. Queste possono includere dati provenienti da: caselle di posta elettronica, messaggi istantanei, profili social, documenti online, database, applicazioni interne, immagini digitali, contenuti di siti web e qualsiasi altra informazione elettronica rilevante in ambito civile o penale.

L’e-discovery, come ogni altra forma di indagine, è un processo che include diverse fasi e tecniche. Non esiste una metodologia universale, poiché molti studi legali specializzati adottano procedure personalizzate. Tuttavia, la maggior parte dei processi segue alcune fasi comuni, progettate per ottimizzare la raccolta, la conservazione e la presentazione delle informazioni potenzialmente rilevanti. In genere, l’electronic data discovery si articola in nove fasi principali. Ecco come funziona:

• Governance delle informazioni (IG): IG è un termine generico che si riferisce a procedure, controlli e politiche per la raccolta e la conservazione dei dati. Le migliori pratiche sono guidate dal modello IGRM, che offre un quadro di riferimento per tutte le agenzie coinvolte nell’e-discovery.
• Identificazione: quando un contenzioso è imminente, tutte le parti devono impegnarsi a preservare le prove. Ma come puoi individuare i dati da conservare? Nella fase di identificazione, un team determina quali dati devono essere preservati attraverso interviste con le principali parti interessate, analisi dei fatti del caso e valutazione dell’ambiente digitale.
• Conservazione: dopo aver identificato i dati rilevanti, i proprietari di tali dati ricevono istruzioni formali affinché li conservino (e non li eliminino).
• Raccolta: esistono diverse tecnologie per la raccolta dei dati, ma l’applicazione scelta deve seguire un processo legale definito. Il team incaricato deve assicurarsi che le risorse digitali vengano preservate senza alterare i metadati essenziali, come le date di creazione dei file, le dimensioni e i registri di audit associati a ciascun file.
• Elaborazione: i dati grezzi raccolti sono spesso disorganizzati e non adatti per essere presentati agli avvocati o al tribunale. La fase di elaborazione nell’e-discovery comporta l’organizzazione dei dati e l’identificazione delle risorse pertinenti per l’analisi. Questa fase può essere automatizzata tramite software, che consente di estrarre informazioni rilevanti da grandi volumi di dati irrilevanti.
• Revisione: la revisione della documentazione e dei materiali digitali può essere eseguita manualmente o con l’ausilio dell’intelligenza artificiale. Durante questa fase, le informazioni rilevanti vengono separate da quelle superflue, non pertinenti al contenzioso in corso. Inoltre, vengono identificati i documenti protetti da segreto professionale.
• Analisi: in questa fase dell’e-discovery, le risorse digitali vengono strutturate per la presentazione. I revisori individuano schemi e informazioni chiave essenziali per il contenzioso e progettano un formato di presentazione da utilizzare durante il processo o le deposizioni.
• Produzione: le risorse digitali identificate come rilevanti devono essere trasformate in documentazione fisica o digitale, presentabile in ambito legale. Gli avvocati elaborano questi dati chiave per convertirli in prove utilizzabili durante il contenzioso.
• Presentazione: le prove devono essere presentate in modo chiaro e organizzato ad altri avvocati, giudici, giurie, mediatori e partecipanti alle deposizioni. Durante la fase finale, i dati vengono strutturati per facilitarne l’analisi e la comprensione, quindi condivisi con il pubblico interessato.

Le nove fasi dell’e-discovery possono sembrare semplici sulla carta, ma il processo può richiedere mesi, soprattutto nelle cause di alto profilo, dove la complessità aumenta.

Sebbene siano gli avvocati a gestire le fasi dell’e-discovery, è fondamentale comprendere la sua importanza. La risposta è semplice: l’e-discovery è cruciale per il successo legale. Un errore nella gestione delle prove digitali o un’esecuzione inadeguata di una qualsiasi fase del processo di electronic data discovery può compromettere l’intero caso.

Inoltre, le aziende devono conoscere il funzionamento dell’e-discovery per garantire la conservazione dei dati durante indagini su accessi non autorizzati o problemi di privacy. La tracciabilità è una necessità imposta da numerosi standard normativi che regolano l’archiviazione e l’elaborazione dei dati privati.

Un audit trail consente di identificare chi ha avuto accesso ai dati e in quale momento. L’e-discovery permette di determinare se l’accesso inappropriato ai dati sia stato causato da una minaccia interna o da una compromissione del sistema. Nel caso in cui il sistema risulti compromesso, l’organizzazione dovrebbe avviare ulteriori indagini per identificare le vulnerabilità e contenere le minacce.

L’e-discovery è spesso fraintesa e viene percepita come rilevante solo in presenza di una causa legale. Indipendentemente dal fatto che l’organizzazione sia querelante o convenuta, il processo di e-discovery rappresenta spesso un territorio inesplorato in ogni sua fase. Anche con personale interno qualificato, indagare su violazioni della privacy e compromissioni digitali può risultare complesso. Persino quando un’organizzazione riesce a identificare un aggressore, le forze dell’ordine necessitano di prove adeguate per avviare un procedimento penale.

A rendere tutto più complicato, molte aziende si trovano del tutto impreparate ad affrontare il processo di e-discovery. Questo non rappresenta una fase opzionale di un’indagine: tutti i contenziosi devono passare attraverso le procedure di e-discovery. Per identificare e conservare i dati rilevanti è essenziale essere preparati, implementare controlli adeguati e mantenere audit trail accurati.

Un altro problema riguarda la quantità di dati da raccogliere. Le organizzazioni con sistemi complessi devono sapere esattamente dove i dati sono archiviati e garantire l’accesso necessario per recuperarli. Questo implica il coinvolgimento di diverse persone nella ricerca e raccolta dei dati. Esplorare grandi database può richiedere mesi e i dati rilevanti devono essere resi disponibili agli investigatori in modo tempestivo.

Anche quando tutti i dati sono stati identificati, è fondamentale avvertire i dipendenti di non manometterli o cancellarli. Il team responsabile dell’e-discovery si occuperà della raccolta e conservazione, ma l’intera organizzazione ha il dovere di garantire che i dati rimangano integri e inalterati fino a quando non vengono trasferiti in un luogo di archiviazione sicuro. Talvolta, i dati non si trovano in rete, ma su dispositivi personali come smartphone o tablet. In questi casi, i dispositivi devono essere consegnati e conservati in sicurezza fino al completamento dell’estrazione dei dati.

Fino a una decina di anni fa, l’e-discovery era un processo manuale. Oggi, abbiamo a disposizione nuovi software di e-discovery che offrono soluzioni automatizzate alle organizzazioni. Alcuni di questi strumenti integrano l’intelligenza artificiale, facilitando le fasi di identificazione e revisione nell’e-discovery.

La soluzione di e-discovery scelta deve essere intuitiva e integrarsi perfettamente con i tuoi processi. Se si basa su un sistema cloud, è fondamentale assicurarsi che offra controlli di sicurezza adeguati per proteggere tutti i dati. Una violazione dei dati durante l’e-discovery potrebbe compromettere l’indagine, esponendo informazioni private su dipendenti, proprietà intellettuale e clienti.

Se l’automazione tramite software non è un’opzione, l’azienda dovrebbe collaborare con uno studio legale qualificato che possa guidarla in ogni fase del processo. Quando scegli una soluzione di electronic data discovery, assicurati di scegliere uno studio legale o un fornitore con esperienza in analisi digitale ed e-discovery, capace di implementare controlli di sicurezza efficaci per garantire la privacy dei dati.