Os dados acumulados por empresas modernas crescem exponencialmente a cada dia e isso torna cada vez mais difícil desenvolver e implementar uma estratégia de conformidade regulatória e corporativa.
Proteger informações confidenciais diante do rápido crescimento dos dados é a cruz dos departamentos de TI. Ao mesmo tempo, equipes jurídicas e de conformidade combatem uma batalha aparentemente sem fim para reter, descobrir e supervisionar conteúdo em múltiplos canais.
Porém, a tarefa é tão difícil quanto vital. Gerenciamento e arquivamento ineficazes dos dados deixam as organizações sob risco de punições regulatórias, enquanto uma violação de dados pode abrir as portas para algo muito pior. Além disso, sistemas ineficientes consomem recursos valiosos que poderiam ser empregados em tarefas mais relevantes para os negócios.
Quando há muito em jogo, as equipes de segurança e de TI precisam proteger e arquivar os dados de uma maneira que não apenas esteja em conformidade, mas que também seja econômica e adequada a longo prazo.
Em nosso recente podcast “Protecting People”, discutimos quais opções estão disponíveis para as organizações de hoje em dia, com muitos dados e pouco tempo. Entre obrigações, desdobramentos jurídicos, burocracia e redução de custos, o que se segue é um resumo dessa conversa.
Por que as organizações precisam investir em soluções modernas de conformidade?
A resposta curta é porque são obrigadas. Seja qual for o seu setor, há vários requisitos jurídicos que regulam a forma como você captura, armazena e utiliza os dados da empresa e dos clientes.
Além de regulamentos de conformidade específicos de cada setor, existem também obrigações mais abrangentes, como o Regulamento Geral sobre Proteção de Dados (RGPD) na Europa e a California Consumer Privacy Act (CCPA) nos EUA. O descumprimento dessas leis pode resultar em multas consideráveis, para não falarmos de muitas manchetes desfavoráveis. Em suma, quando se trata de conformidade e de segurança de dados, você não terá perdão se não agir corretamente.
Mas isso não nos diz a história toda. Embora exista um elemento burocrático envolvido na conformidade, há também muitas vantagens em cumprir inteligentemente suas obrigações e investir em uma solução abrangente que possa automatizar e simplificar muitos aspectos do processo.
Arquivamentos enormes e pesados, mesmo os de conformidade, podem constituir problemas consideráveis. Organizações obrigadas a reter dados por longos períodos de tempo podem se encontrar na situação de reter dados de pouco valor comercial, mas de risco expressivo caso sejam armazenados e gerenciados de modo ineficiente.
Há também o custo associado ao tempo necessário para pesquisar arquivos de dados grandes e frequentemente desorganizados. Quanto mais tempo uma equipe leva para localizar informações, maior o custo para a empresa — e mais demorada a resposta para os clientes.
As vantagens em cumprir inteligentemente com suas obrigações
Não há como fugir à necessidade de uma conformidade efetiva. Porém, com a tecnologia certa, isso pode ser muito mais do que uma obrigação e ajudar a liberar recursos, reduzir custos e apoiar a estratégia da empresa.
Uma solução de conformidade inteligente e moderna reúne todos os dados de suas comunicações em um único lugar. Se precisar encontrar algo que tenha sido dito entre indivíduos A e B, você pode fazê-lo com uma simples pesquisa em e-mails, logs de conversas internas e mais.
Essa função de busca unificada é muito mais rápida. Manter as suas informações em uma única solução também significa que basta proteger um único ponto de dados em vez de múltiplos arquivamentos e sistemas.
Além de reduzir custos, essa abordagem ajuda a agregar a comunicação com os clientes. Interações múltiplas entre vários pontos de contato frequentemente resultam em registros duplicados, podendo significar que os clientes tenham de se repetir em diversos canais.
Porém, com uma única fonte pesquisável da verdade que colete cada interação empresarial, você pode compreender e servir melhor seus clientes, investigar reclamações e aumentar o nível de satisfação.
Finalmente, fazer “apenas o necessário” não é mais suficiente — se é que algum dia foi. Você pode estar em dia com todas as suas obrigações do ponto de vista jurídico, regulatório e securitário, mas isso fará pouca diferença no caso de uma violação.
Ainda que o órgão regulador não encontre razões para uma punição e a sua seguradora compense você pelas perdas, os danos à sua reputação não serão reparados tão facilmente. Nunca antes os clientes estiveram tão engajados em questões de proteção de dados e segurança da informação. Portanto, se a sua empresa colocá-los em risco de fraude ou roubo de identidade, eles provavelmente não vão esquecer disso tão cedo.
Conformidade — muito mais do que burocracia
A conformidade pode ser uma necessidade, mas não precisa ser um estorvo.
A tecnologia de conformidade moderna pode ajudar a poupar tempo, reduzir custos, combater fraudes, melhorar operações e atender melhor os clientes — tudo isso protegendo contra multas regulatórias e danos à reputação.
Se a sua solução atual não faz isso tudo, é hora de encontrar uma que faça, para não ficar em desvantagem em relação à concorrência.
Confira mais episódios de “Proteger pessoas”
“Protecting People” é um podcast da Proofpoint para líderes do setor e diretores de segurança da informação (CISOs) com foco no lado humano da cibersegurança. Encontre mais episódios e inscreva-se para recebê-los.