La gouvernance des données ou Data Governance en anglais englobe les stratégies et les règles créées pour préserver les données de l'entreprise et leur sécurité. Une gouvernance des données efficace préserve la facilité d'utilisation et la disponibilité des données, mais garantit également qu'elles ne peuvent pas être mal utilisées, altérées ou volées.
La plupart des organisations mettent en place une infrastructure et des contrôles de gouvernance des données en fonction des règles de conformité. Une bonne gouvernance réduit le risque de compromission et permet à l'organisation d'éviter les violations de la confidentialité des données et les lourdes amendes.
Pourquoi la gouvernance des données est-elle importante ?
L'objectif principal de la gouvernance est l'intégrité et la conformité des données. L'intégrité des données est nécessaire à la cohérence de l'organisation, à la productivité de l'entreprise et aux revenus. Par exemple, supposons que l'intégrité des données soit défaillante et que les ventes, le service client et l'expédition aient deux adresses différentes pour le même client. Si un colis est livré à la mauvaise adresse après une vente, le service clientèle ne verra pas la bonne adresse lorsque le client appellera pour se plaindre.
Sans gouvernance des données pour superviser l'intégrité des données, une organisation peut avoir des données incohérentes entre les bases de données, les plateformes et les services. Ce problème pourrait nuire aux ventes, aux revenus, à la satisfaction des clients et aux opérations quotidiennes.
Un autre point en faveur de la Data Governance est la conformité. Selon l'organisation, les règlements de conformité exigent une infrastructure d'intégrité des données pour garantir que les données des clients sont correctement contrôlées et conservées. Les deux principales réglementations de conformité supervisant l'intégrité des données des consommateurs sont le RGPD de l'Union européenne et le California Consumer Privacy Act (CCPA). Les violations peuvent coûter des millions si une organisation est jugée non conforme, donc avoir de bonnes stratégies de gouvernance des données profite à la continuité des activités d'une organisation.
Objectifs de la Data Governance
La gouvernance des données n'est pas seulement une question de conformité ; elle aide également les organisations à mieux gérer leurs données. Chaque organisation a ses propres exigences et normes, de sorte qu'un plan de gouvernance des données peut être adapté pour répondre aux besoins uniques d'une organisation.
Lors de l'élaboration d'une stratégie, les objectifs de la gouvernance des données devraient inclure les éléments suivants :
- Permettre une meilleure prise de décision pour le stockage, l'accès autorisé et la gestion des données.
- Réduire les problèmes d'intégrité en garantissant la cohérence des données sur tous les sites de stockage.
- Protéger les intérêts des parties prenantes aux données.
- Sensibiliser les employés, les vendeurs et les autres utilisateurs de données aux approches appropriées en matière d'intégrité et de gestion des données.
- Établir des normes de gestion des données afin que les stratégies puissent être répétées avec succès.
- Coordonner les efforts pour réduire les coûts et l'efficacité.
- Créer des processus transparents.
Avantages de la gouvernance des données en entreprise
Le coût de la conception et de la mise en œuvre de la gouvernance des données a ses avantages. Ces avantages peuvent améliorer les processus de données et protéger les données privées d'une mauvaise utilisation.
Voici quelques exemples d'avantages de la gouvernance des données pour une entreprise :
- Moins d'incohérences dans les rapports et les applications qui dépendent des données.
- Moins d'erreurs de saisie et de modifications des données.
- Cohérence entre les mesures de performance utilisées pour déterminer les stratégies de performance futures.
- Un meilleur suivi et une meilleure supervision des données sensibles du personnel et des consommateurs.
- Précision des performances et de la disponibilité du stockage des données.
- Augmentation de la valeur de vos données.
Cas d'utilisation de la Data Governance
À une époque où une organisation peut stocker des millions d'enregistrements de consommateurs, la gouvernance des données contribue à la confidentialité et à l'intégrité de ces enregistrements. La gouvernance des données profite aux consommateurs et à l'organisation et garantit la conformité des procédures de données. Chaque organisation devrait avoir une stratégie de gouvernance des données, mais certains secteurs en bénéficient davantage en raison du type de données stockées.
- Secteur médical : l'HIPAA réglemente fortement les informations relatives aux patients. Les ordonnances, les images, les informations de contact et les services sensibles doivent être protégés contre toute utilisation abusive et tout accès non autorisé.
- Gestion des risques : Les big data dans l'analyse de la gestion des risques doivent être protégées et correctement gérées pour garantir l'exactitude des résultats afin que les consultants puissent prendre des décisions efficaces.
- Banque : Les données financières ne peuvent pas contenir d'erreurs, sinon elles pourraient affecter les moyens de subsistance des consommateurs et ruiner les banques. La Data Governance garantit que les transactions et les soldes sont corrects sur toutes les plateformes et que les informations des consommateurs sont protégées.
- Agriculture : De nombreuses organisations agricoles disposent de systèmes hérités qui relèvent de la protection et de la gouvernance des données. Un plan de gouvernance protège les systèmes actuels et hérités qui stockent des données.
Qui est responsable de la gouvernance des données ?
La gouvernance des données étant un facteur important de conformité et d'intégrité, les grandes organisations ont un responsable des données (CDO) chargé de gérer toutes les stratégies et procédures. Le CDO engage un responsable de la gouvernance des données pour superviser une équipe de personnes qui planifient les procédures, développent l'automatisation et déterminent les règles.
D'autres parties peuvent être impliquées dans la gouvernance des données. Par exemple, un comité peut décider des normes et des règles, et les membres du personnel du comité doivent voter sur toute modification de ces procédures. Les membres du personnel exécutent les règlements du comité et sont chargés de veiller à ce que les normes soient respectées.
Qu'est-ce que le Data Governance Framework ?
Une bonne stratégie comprend un Data Governance Framework ou cadre de gouvernance des données. Le Data Governance Framework comprend tous les processus, règlements et personnes impliqués dans la gestion des données et le maintien de leur intégrité. Un Data Governance Framework couvre :
- La cohérence de toutes les vues de données tout en permettant aux organisations de mettre à jour et d'ajouter des données.
- Un plan qui met en évidence toutes les politiques et maintient la cohérence des procédures.
- Un “point de vérité unique” qui couvre toutes les questions et aide le personnel à déterminer la bonne façon de traiter des défis particuliers.
- Des méthodologies et des pratiques à suivre par les utilisateurs finaux pour établir la qualité.
- L'accessibilité aux données pour les utilisateurs qui doivent y accéder.
Comment mettre en œuvre la gouvernance des données
La planification et la mise en œuvre d'une stratégie de gouvernance des données s'effectuent généralement par phases. La manière dont vous mettez en œuvre la gouvernance des données dépend de votre infrastructure interne, de votre secteur d'activité, de vos procédures internes, de votre technologie et de l'emplacement des données.
- Phase 1 : Vous savez que vous avez besoin d'une gouvernance des données et vous prenez connaissance des réglementations et des politiques. Si votre personnel ne comprend pas la gouvernance des données, vous aurez peut-être besoin de l'aide de consultants externes.
- Phase 2 : Avec l'aide de consultants ou du personnel interne, vérifiez l'emplacement, la facilité d'utilisation, la disponibilité et les autorisations d'accès des données.
- Phase 3 : Identifiez la propriété des données et déterminez les rôles et les responsabilités en matière de gouvernance.
- Phase 4 : Élaborez des définitions de données et déterminez si les données sont stockées et conservées au meilleur endroit.
- Phase 5 : Formez les utilisateurs et les parties prenantes aux nouvelles normes et politiques et à l'importance de la gouvernance des données.
- Phase 6 : Surveillez les données et examinez les mesures pour déterminer si les normes doivent être modifiées et améliorées.
Meilleures pratiques en matière de Data Governance
Plusieurs autres organisations pratiquent déjà la Data Governance. Vous pouvez tirer des enseignements des expériences des autres pour améliorer vos propres procédures et déploiements de politiques. Voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour réduire les temps d'arrêt et les frustrations :
- Commencez petit et concevez des objectifs réalisables pour vous améliorer en permanence.
- Désignez les responsables des procédures afin que chacun puisse participer au processus de réussite.
- Attribuez des rôles et des responsabilités à chaque propriétaire et gestionnaire de données.
- Formez les utilisateurs afin qu'ils comprennent l'importance de la gouvernance des données.
- Mettez en correspondance les outils et l'infrastructure avec les données pour obtenir une image claire de l'endroit où elles sont utilisées.
- Concentrez-vous d'abord sur les données les plus critiques pour vous assurer que les changements ont un impact significatif sur la maturité de la gouvernance.
- Développez des procédures et des politiques de contrôle qui assurent la disponibilité des données à ceux qui en ont besoin.
- Utilisez des mesures pour identifier les faiblesses et les possibilités d'amélioration.
- Toutes les personnes impliquées dans la gouvernance des données doivent communiquer fréquemment.
Défis courants en matière de gouvernance des données
Comme pour toute nouvelle initiative, la mise en œuvre d'une stratégie de gouvernance des données comporte des défis. Des solutions appropriées permettent de surmonter certains défis, mais d'autres nécessitent l'aide extérieure de consultants. Avant de vous lancer dans la Data Governance, tenez compte de ces défis courants :
- Ressources limitées : Les petites et moyennes entreprises ont du mal à trouver du personnel sur place ayant les connaissances et les compétences nécessaires pour mettre en œuvre un plan de gouvernance des données. Les administrateurs actuels sont déjà surchargés de travail et n'ont pas le temps d'assumer une autre responsabilité. L'automatisation nécessite encore les bonnes personnes pour la concevoir et la déployer, de sorte que de nombreuses organisations ont besoin d'une aide extérieure pour démarrer.
- Silos de données : Pour les petites entreprises, les changements de technologie, l'ajout de technologie, les barrières de communication et la rotation constante du personnel conduisent à des données éparpillées dans un endroit spécifique.
- Absence de leadership : Même le personnel familiarisé avec la gouvernance des données a besoin de direction et de leadership pour la déployer. Un bon leader éduquera les utilisateurs et verra une stratégie de gouvernance des données du début à la fin.
- Exigences commerciales définies : Pour définir des politiques de données, la première étape consiste à comprendre les besoins de l'entreprise. Il faut pour cela créer des cas d'utilisation et comprendre comment les données sont utilisées dans l'ensemble de l'organisation.
- Qualité des données : Des données de mauvaise qualité rendent difficile l'amélioration de l'intégrité et la détermination de la propriété. Il peut être nécessaire d'organiser et d'améliorer les données avant de pouvoir créer un plan de gouvernance des données.
- Manque de contrôle : Dans les petites organisations, les données peuvent être mal gérées et dispersées dans toute l'organisation. Cela conduit à un manque de contrôle de toutes les données, ce qui peut entraîner l'absence de données lors d'un audit.
Piliers de la Data Governance
La gouvernance des données repose sur des piliers. Chaque pilier joue un rôle dans une stratégie réussie. Lors de la conception d'une stratégie de gouvernance des données, notez que ces piliers sont essentiels à sa réussite :
- Les personnes : Les personnes qui s'approprient les données font la réussite de la gouvernance. Une stratégie réussie exige que tous les membres de l'équipe comprennent l'importance de la gouvernance et ce qu'ils peuvent faire pour assurer la protection et l'intégrité des données de l'entreprise.
- Les processus : Prenez toutes les mesures nécessaires pour que la gouvernance et l'intégrité des données soient efficaces et testées de manière approfondie. Les personnes exécutent les processus, les processus sont donc construits sur les personnes.
- Les contributeurs : Les experts qui savent comment mettre en œuvre un plan de gouvernance des données contribuent au succès d'une stratégie. Ils s'assurent que les processus sont efficaces et transmettent les procédures aux personnes qui les utilisent.
- La technologie : Les organisations n'ont pas toujours besoin de la dernière et de la meilleure technologie, mais elles ont besoin d'une infrastructure efficace pour surveiller et mettre en œuvre les politiques. Les personnes et les collaborateurs doivent savoir comment travailler avec la technologie pour qu'elle soit efficace.
Comment les vendeurs et les outils peuvent aider
La conformité est difficile à respecter, et une organisation qui ne dispose pas de personnel sur place mais qui doit respecter de multiples réglementations de conformité a généralement besoin d'aide. Des consultants externes spécialisés dans les réglementations de conformité spécifiques peuvent aider une organisation à mettre en place une planification et des pratiques efficaces en matière de gouvernance des données.
La bonne technologie est également nécessaire pour une bonne gouvernance des données, et les consultants externes peuvent vous aider à choisir les bonnes plateformes, les bons outils et les bonnes procédures d'automatisation. Les platesformes facilitent l'organisation et la surveillance, et aident les administrateurs à prendre des décisions.
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La gouvernance des données exigeant que chaque membre de l'organisation comprenne son importance et ses politiques, Proofpoint aide les organisations du début à la fin en formant les utilisateurs afin qu'ils restent productifs tout en respectant les normes de conformité pour protéger les données.
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