Qu'est-ce que le Social Media Archiving ?

La plupart des personnes ont aujourd'hui au moins un compte sur les réseaux sociaux. Pour les entreprises, les réseaux sociaux sont devenus une nécessité pour la communication et le service à la clientèle. Si les réseaux sociaux présentent plusieurs avantages, ils peuvent également constituer un risque pour la sécurité, la confidentialité et la conformité.

Pour conserver une trace des communications sur les réseaux sociaux et rester en conformité, les entreprises doivent archiver les comptes de réseaux sociaux car certains organismes de réglementation de la conformité, tels que la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) et la Securities and Exchange Commission (SEC), l'exigent.

La plupart des administrateurs sont familiarisés avec le stockage et l'archivage de données standard telles que les fichiers et les bases de données, mais l’archivage des réseaux sociaux (Social Media Archiving) nécessite une approche bien différente.

Premièrement, les plateformes sont hébergées et contrôlées par un tiers. Deuxièmement, les données doivent être extraites de la tierce partie et stockées localement, y compris les “likes”, les “follows” et autres attributs.

Le Social Media Archiving n'est pas une tâche facile. Il est relativement simple de stocker des données de base comme le nom de l'auteur et le contenu, mais pour rester conforme, l'archive doit inclure des attributs supplémentaires comme les “likes”, les “follow” et les réponses. C'est ce dernier point qui rend difficile l'archivage correct du contenu des réseaux sociaux.

Pour chaque publication sur les réseaux sociaux, vous devez archiver la publication de l'auteur et toute information supplémentaire. Pour rendre le processus encore plus complexe, les données doivent être extraites de plusieurs sources. Pour chaque compte de réseau social (par exemple, Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn et Reddit), vous devez disposer d'un processus pour extraire les données et les stocker localement ou dans le cloud.

L'archivage adéquat des données des réseaux sociaux est plus que jamais essentiel, car de plus en plus d'organisations ont une présence en ligne plus forte. Une enquête pouvant déboucher sur un litige pourrait se concentrer sur les messages et autres formes de communication sur une plateforme de réseaux sociaux. Le Social Media Archiving permet à l'organisation de disposer d'une sauvegarde du contenu qui peut être utilisée en cas de plainte.

Où le contenu des médias sociaux est-il archivé ?

Plusieurs sites Web offrent une fonctionnalité de recherche pour trouver des messages, mais cette capacité est conçue pour le grand public, et non pour les organisations soumises à un mandat de conformité.

Par exemple, le Royaume-Uni dispose d'archives nationales qui incluent une recherche sur les réseaux sociaux. Cette recherche est destinée au grand public qui peut effectuer des recherches par mot-clé sur Flickr, Twitter et YouTube.

Si vous effectuez une recherche sur les archives pour un mot comme “Microsoft”, vous obtiendrez plusieurs résultats. Remarquez que les résultats ne fournissent que des informations de base, sans commentaires ni contexte. Le contexte est essentiel dans les réseaux sociaux archivés conformes lorsqu'il constitue un facteur au cours d'une enquête.

La fonctionnalité de recherche de base n'est pas assez robuste pour garantir que les données d'une organisation soient disponibles et correctement archivées. En tant qu'entreprise, la meilleure façon d'être conforme et de conserver des sauvegardes avec toutes les données pertinentes est de créer votre propre archive de réseaux sociaux.

Comment fonctionne l'archivage des médias sociaux ou Social Media Archiving ?

Une bonne archive sociale prend un instantané des données afin que tout enquêteur puisse déchiffrer le contexte. Bien que le contexte soit important, un facteur de conformité essentiel est un système “write once read many” (WORM). Un système WORM ne permet pas aux données d'être écrasées ou modifiées après la création d'un instantané.

Par exemple, supposons que vous ayez un instantané d'un message sur les réseaux sociaux stocké dans un PDF. Le PDF doit être stocké d'une manière qui n'autorise aucune modification afin que le système d'archivage reste conforme, et aucun utilisateur ne peut modifier le fichier, pas même les administrateurs. Il est possible de reprendre un instantané du même message, mais il doit être enregistré dans un nouveau fichier.

Le système d'archivage de l'organisation doit également prendre en charge la fonctionnalité de recherche. Les administrateurs, les représentants légaux et tout autre utilisateur autorisé doivent pouvoir rechercher des messages dans les archives en fonction de mots-clés, de filtres, de la date et de la plateforme. Les résultats de la recherche doivent permettre aux utilisateurs de naviguer facilement dans chaque message afin de pouvoir les examiner. Ce système rend les informations plus accessibles lors d'une enquête et permet à l'organisation de rester conforme.

L'archivage peut être statique ou dynamique. Les fichiers PDF statiques contiennent un instantané d'un message sur les médias sociaux et conservent les liens et les commentaires au sein du fichier. Les archives peuvent également être stockées dans un système dynamique, qui offre une fonctionnalité de recherche personnalisée, permettant à l'équipe juridique d'une organisation de découvrir les données et tous les messages connexes à partir d'une seule recherche.

Légitimité des services de Social Media Archiving

Toute application ou système qui archive les données des réseaux sociaux dans le respect des règles de conformité est légitime. L'archivage étant un élément essentiel de la conformité et des enquêtes, les organisations doivent s'assurer que la solution qu'elles ont choisie offre les caractéristiques et les avantages de la commodité et des politiques suffisantes pour protéger l'intégrité des données.

Si vous n'avez pas de solution et devez en trouver une pour votre organisation, vous avez besoin d'un professionnel pour vous aider à trouver la bonne solution. Trouver une solution d'archivage des réseaux sociaux n'est que le début de la mise en conformité. Les organisations ont besoin d'une politique d'archivage des données pour prendre les mesures appropriées afin de protéger les sauvegardes contre tout accès non autorisé.

Pour s'assurer que la solution d'archivage social est légale, un professionnel peut aider les administrateurs à naviguer dans chaque option et à trouver la bonne solution spécifique aux besoins de l'entreprise.