Compliance Management Definition
Compliance Management bezeichnet alle Prozesse und Richtlinien, die sicherstellen, dass ein Unternehmen alle relevanten rechtlichen Vorgaben einhält und dadurch das Risiko, gegen Gesetze zu verstoßen und eine signifikante Geldstrafe zahlen zu müssen, reduziert.
Jedes Unternehmen muss sich an bestimmte Regeln halten. Diese besagen unter anderem, dass die Geschäftstätigkeiten eines Unternehmens ethisch und sicher vonstatten gehen müssen. Compliance-Vorschriften bezüglich der Daten- und IT-Infrastruktur eines Unternehmens stellen sicher, dass Unternehmen Kundendaten schützen, indem sie Best Practices befolgen und sich beim Zugriff auf diese Daten durch Angestellte und Dritte an ethische Grundlagen halten.
Die Bedeutung von Compliance Management
Lange Zeit war es gang und gäbe, dass Unternehmen die Strafen für Verstöße einfach zahlten, anstatt die Arbeit zu investieren, ihre eigenen Prozesse zu verändern. Die Geldbuße zu zahlen war in den meisten Fällen billiger als die Richtlinien zu befolgen, weil das eine aufwändige Veränderung der internen Prozesse bedeutet hätte. Mittlerweile wurden jedoch zusätzliche Richtlinien und Gesetze erlassen, wodurch sich die Geldstrafen für Sicherheitsvorfälle und Verstöße erhöhten. Ein Verstoß kann nun eine Geldstrafe in Millionenhöhe nach sich ziehen. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die die EU 2016 verabschiedete und 2018 für die Mitgliedsstaaten verpflichtend machte, belegt Verstöße beispielsweise mit hohen Strafen. Ein einziger Verstoß gegen die DSGVO kann Millionen Euro kosten. So musste British Airways 183 Pfund Strafe zahlen, weil ihre unzureichenden Sicherheitsprotokolle einen erfolgreichen Web-Skimming-Angriff ermöglicht hatten, der 500.000 Kunden betraf.
British Airways ist nur eines von vielen Beispielen für Unternehmen, die für Verstöße mit Geldstrafen belegt wurden. Die Strafen einfach zu zahlen, anstatt die Richtlinien zu befolgen, ist keine gangbare Option mehr. Unternehmen, die kein effektives Compliance Management betreiben, riskieren happige Strafen durch Gesetzgeber auf nationaler und Länderebene. Wichtig: Auch wenn ein internationales Unternehmen seinen Sitz außerhalb der EU hat, kann es von EU-Behörden für Verstöße belangt werden.
Beispiele für Compliance Management
Compliance Management konzentriert sich auf digitale Compliance-Risiken, die Angestellte oder Kunden betreffen. Viele Gesetze sehen Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre von Kunden vor, damit diese sich sicher sein können, dass ihre Daten nicht für unethische Zwecke gebraucht werden. Ein Compliance-Management-System stellt beispielsweise sicher, dass Gesundheitsanbieter Patientendaten sicher aufbewahren. Jeder Zugriff auf Patientendaten muss dokumentiert sein, damit jeder Vorgang im Falle einer Datenverletzung nachvollzogen werden kann.
Gute Compliance-Management-Praktiken bedeuten, dass die Organisation Authentifizierungskontrollen und Dokumentationsprozesse implementiert, um die Untersuchung von Datenverletzungen zu unterstützen. Ohne robuste Audits riskiert ein Unternehmen Geldbußen und weitere noch länger nachwirkende Schäden, die schlechte Cybersicherheit und Datenmanagement häufig nach sich ziehen.
Eine der bedeutendsten Themen im Bereich Datenschutz ist Phishing. Social Media ist ein guter Marketing-Kanal, kann aber auch eine Quelle für Phishing- und Social-Engineering-Angriffe sein. Angestellte sollten sich außerdem darüber im Klaren sein, was sie über Unternehmensaccounts teilen dürfen, und was nicht. Compliance Management beinhaltet das Aufklären von Angestellten über Datenschutzmaßnahmen. Dieses Verständnis gibt Mitarbeitern die Tools und das Wissen an die Hand, das sie brauchen, um Phishing und Social Engineering nicht zum Opfer zu fallen und Unternehmensdaten nicht in Gefahr zu bringen.
Die DSGVO und CCPA erfordern, dass Bürger der EU und Kalifornien auf Anfrage eine Dokumentation der über sie gespeicherten Daten und deren Nutzung sowie eine Auflistung der getroffenen Datenschutzmaßnahmen erhalten. Die DSGVO schreibt Unternehmen des Weiteren vor, dass sie die Daten von EU-Kunden auf deren Verlangen hin von ihrer Plattform löschen müssen. Compliance Management stellt sicher, dass interne Prozesse diesen Anforderungen gerecht werden und sowohl lokale als auch internationale Gesetze einhalten.
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