La pérdida de datos sensibles ha sido durante mucho tiempo un problema para organizaciones de todos los tamaños. Desde phishing y ransomware hasta amenazas avanzadas, la lista de formas en que los datos pueden escapar a sus defensas no deja de crecer. Sin embargo, esta situación no se produce porque los datos quedan desprotegidos por sí solos. Terminan así de manera accidental o intencionada, y por lo general, por acción de los empleados. De hecho, dos tercios de los CISO encuestados para nuestro informe State of the Phish 2024 afirmaron que su empresa experimentó una pérdida de datos como consecuencia de la acción de usuario interno.
Entre las numerosas formas en que se producen las pérdidas de datos, el envío de correos electrónicos al destinatario equivocado es una de las más comunes. Se trata de mensajes que se envían accidentalmente a destinatarios equivocados. Desafortunadamente, estos correos electrónicos son difíciles de bloquear con las herramientas tradicionales, ya que no los detectan los productos estándar de prevención de la pérdida de datos (DLP) basados en reglas. Por lo tanto, es responsabilidad de los usuarios asegurarse de que sus correos electrónicos se envían correctamente a los destinatarios previstos.
Sin embargo, los usuarios a menudo ni siquiera se dan cuenta de que han cometido un error. Por eso las organizaciones necesitan una forma más eficaz de detectar y prevenir los correos electrónicos enviados al destinatario equivocado. En este artículo del blog, analizaremos con más detalle este problema y cómo resolverlo.
¿Qué es un correo electrónico enviado al destinatario equivocado?
Hablamos de un correo electrónico enviado al destinatario equivocado cuando un correo electrónico destinado a una persona se envía a otra persona. Las investigaciones de Proofpoint indican que el 33 % de los usuarios envían una media de casi dos correos electrónicos dirigidos al destinatario equivocado cada año. Estas son algunas de las causas por las que se envían correos electrónicos al destinatario equivocado:
- Errores de autocompletar. Al introducir un nombre o una dirección de correo electrónico, los clientes de correo suelen sugerir contactos utilizados anteriormente. Con las prisas, un usuario podría elegir el destinatario equivocado de la lista.
- Errores por falta de atención. Un simple error tipográfico al introducir una dirección, como añadir un carácter de más u omitir parte del nombre del dominio, puede hacer que se envíe un mensaje al destinatario equivocado.
- Mensajes de grupo. A veces, las listas de destinatarios son difíciles de entender (sobre todo en las grandes empresas), lo que puede llevar a incluir a destinatarios que no forman parte del grupo objetivo.
El tipo de datos expuestos en estos incidentes puede variar. Le damos algunos ejemplos:
- Propiedad intelectual
- Documentos financieros
- Documentos jurídicos
- Esquemas técnicos y datos de producción
- Listas y datos de clientes
- Contraseñas
- Actas del consejo de administración
- Datos de identificación personal (PII)
- Información sanitaria
Detección y bloqueo de los correos electrónicos enviados al destinatario equivocado
Las soluciones de DLP por correo electrónico basadas en reglas son muy eficaces para detectar riesgos conocidos y predefinidos, ya que se pueden crear reglas para estos incidentes. Sin embargo, no pueden detectar el envío de correos electrónicos al destinatario equivocado ni la filtración de datos sensibles a cuentas personales o no autorizadas. Para prevenir estos incidentes de pérdida de datos, debe adoptar un enfoque adaptativo y conductual para la seguridad de los datos del correo electrónico.
Las soluciones de DLP por correo electrónico basadas en el comportamiento aprovechan la IA basada en el comportamiento, el aprendizaje automático y los gráficos de relaciones para aprender, adaptarse y anticiparse a los comportamientos humanos. Permite detectar posibles pérdidas de datos, incluso cuando no están claramente definidos. Se perfecciona y mejora constantemente a medida que evoluciona el comportamiento de los usuarios, lo que lo convierte en el enfoque ideal para combatir las pérdidas de datos centradas en las personas.
A continuación se exponen las principales razones por las que una solución DLP por correo electrónico basada en el comportamiento es un activo indispensable.
Validación de destinatarios
Las soluciones de DLP por correo electrónico basadas en el comportamiento pueden validar eficazmente a los destinatarios de un mensaje de correo electrónico antes de que se envíe. Mediante el uso del aprendizaje automático para analizar los comportamientos habituales relacionados con el correo electrónico, estos sistemas pueden detectar los correos electrónicos que están a punto de enviarse al destinatario equivocado. No importa si el contacto es interno o externo. Estas soluciones son especialmente útiles para evitar que se envíen correos electrónicos a las personas equivocadas.
Comprobación de adjuntos
Las soluciones de DLP por correo electrónico basadas en el comportamiento analizan automáticamente los archivos adjuntos. Esto garantiza que los archivos adjuntos sean las versiones correctas y que no contengan datos sensibles. Estas soluciones también se basan en gráficos de relaciones para verificar que los archivos adjuntos se asocian normalmente con los destinatarios previstos. Si falta un adjunto, o si se envía un adjunto a un usuario que no suele estar asociado a ese tipo de adjunto, se avisará al remitente antes de que pueda hacer clic en "Enviar".
Análisis del contexto
El reconocimiento del contexto significa que se analizan el contenido y el contexto de los correos electrónicos para detectar posibles riesgos. Por ejemplo, si un correo electrónico contiene datos financieros o personales sensibles, la IA basada en el comportamiento puede determinar si es adecuado enviar esos datos al destinatario elegido en función del contexto y del rol de ese destinatario dentro de la organización.
Análisis histórico comparativo
El aprendizaje automático puede analizar los patrones históricos de los correos electrónicos de una empresa, establecer una base de referencia para los comportamientos normales de envío de correos electrónicos y predecir los posibles errores antes de que se produzcan. Este enfoque dinámico y proactivo permite al sistema sugerir correcciones en tiempo real basadas en comportamientos pasados y errores comunes.
Alertas y mensajes de formación en tiempo real
Las soluciones de DLP por correo electrónico basadas en el comportamiento ofrecen información en tiempo real a los usuarios. Si un correo electrónico parece contener información sensible o se envía a la persona equivocada o a un destinatario no autorizado, el sistema avisa inmediatamente al remitente. Esto le da al remitente la oportunidad de corregir el error antes de que sea demasiado tarde. También refuerza la concienciación de los usuarios sobre la seguridad del correo electrónico.
Conclusión
Es muy fácil enviar un correo electrónico a la persona equivocada. Desafortunadamente, las consecuencias pueden ser muy graves. Sin embargo, una protección adecuada puede ayudarle a prevenir eficazmente este tipo de errores. Las herramientas optimizadas por IA identifican los envíos de correos electrónicos inusuales y alertan a los usuarios, aplicando así las políticas de seguridad sin sobrecargar la tarea de los equipos administrativos o de seguridad.
Cómo puede ayudarle Proofpoint
Proofpoint Adaptive Email DLP puede ayudar a su empresa a impedir la pérdida de datos pidiendo a los usuarios que corrijan los errores que provocan el envío de mensajes a los destinatarios equivocados. Además, puede bloquear automáticamente los intentos de enviar información sensible a cuentas personales o destinatarios no autorizados.
Proofpoint Adaptive Email DLP se integra perfectamente en sus flujos de trabajo existentes, lo que evita cualquier pérdida de datos accidental o intencionada sin alterar la experiencia del usuario. Los empleados escriben y envían mensajes de la misma manera que siempre lo han hecho. Al mismo tiempo, el sistema funciona en segundo plano, interviniendo solo cuando es necesario. Esto significa que los usuarios solo interactúan con la solución cada pocas semanas en lugar de varias veces al día. Esto reduce considerablemente el riesgo de fatiga de alertas, lo que puede dar lugar a un flujo continuo de incidentes de pérdida de datos.
Además, la adopción es rápida. No hay reglas que implementar ni mejorar a lo largo del tiempo para equilibrar la seguridad y la comodidad de los usuarios; todo el proceso está completamente automatizado. En la mayoría de los casos, Proofpoint Adaptive Email DLP se despliega en minutos, aprende del histórico de mensajes en cuestión de horas, y está lista para proteger a las personas y sus datos en unos días.
Las aplicaciones reales demuestran su eficacia. Nuestra solución impidió recientemente que un mensaje de correo electrónico relacionado con una fusión y adquisición se enviara a un periodista:
"Vimos el retorno de la inversión en tan solo un mensaje interceptado por Proofpoint Adaptive Email DLP que iba dirigido al destinatario equivocado".
— Consejero general, bufete de abogados internacional
Proofpoint Adaptive Email DLP interviene también en caso de usuarios internos maliciosos. Nuestra solución ayudó a una institución financiera mundial a detectar y bloquear intentos por parte de un director financiero (CFO) de enviar notas de reuniones del consejo de administración y documentos sensibles a una cuenta personal.
"La plataforma está teniendo gran repercusión, cambiando comportamientos y disminuyendo el nivel de riesgo".
— CISO, institución financiera internacional
Aprenda de nuestros expertos
Aproveche el poder de la IA basada en el comportamiento para prevenir pérdidas de datos accidentales e intencionadas por correo electrónico.. Para obtener más información, visite nuestra página web dedicada a Proofpoint Adaptive Email DLP. También puede solicitar una evaluación gratuita de pérdida de datos para identificar los riesgos ocultos de filtración de correos electrónicos en su organización.
