Un leader des énergies renouvelables assure sa conformité et fait gagner du temps à ses équipes grâce à Proofpoint
Le défi
- Conserver les conversations par email conformément aux exigences réglementaires
- Aider les RH à rester efficaces et agiles
- Assurer le bon fonctionnement des environnements informatiques existants
La solution
- Proofpoint Archive
Les résultats
- L’archivage cloud flexible simplifie l’investigation juridique et la conformité réglementaire.
- L’archivage rationalisé réduit les risques d’amendes et d’atteinte à la réputation.
- La solution interopérable s’intègre parfaitement à l’environnement existant.
Le défi
Établir un exemple mondial pour la transition vers des énergies propres
La croissance et l’innovation sont profondément ancrées dans la culture de RWE. Entre 2024 et 2030, l’entreprise prévoit d’investir 55 milliards d’euros dans l’éolien offshore et onshore, l’énergie solaire, les batteries, la génération flexible et l’hydrogène. D’ici la fin de la décennie, le portefeuille vert de RWE dépassera 65 gigawatts de capacité de génération, qui seront parfaitement complétés par le commerce mondial de l’énergie. Son objectif est d’atteindre zéro émission nette d’ici 2040.
Pour aider l’entreprise à atteindre ces objectifs ambitieux, Paul Beddoe, Head of Workplace Technology chez RWE, doit non seulement assurer le parfait fonctionnement de l’architecture informatique de RWE, mais aussi documenter ses opérations afin de respecter les réglementations en matière de conformité.
« Notre mission est de fournir une infrastructure de base sûre et stable et des solutions de gestion des endpoints pour RWE à l’échelle mondiale », explique-t-il. « Au sein de notre division commerciale, nous sommes légalement tenus d’enregistrer les conversations vocales et par email concernant des transactions commerciales, à l’instar des banques, par exemple. »
Quand RWE a commencé à étudier des moyens d’accroître l’efficacité de ses processus d’archivage et de conformité, l’entreprise s’est mise en quête d’une solution flexible qui fonctionnerait harmonieusement avec ses applications de productivité et ses processus de communication existants.
Paul Beddoe, Head of Workplace Technology, RWE
La solution
Assurer la conformité grâce au cloud
Il y a 10 ans, RWE a évalué les options qui s’offraient et a jeté son dévolu sur Proofpoint Archive. L’entreprise n’a jamais regretté ce choix. Composant de la gamme de solutions Proofpoint Intelligent Compliance, Proofpoint Archive simplifie l’investigation juridique, la conformité réglementaire et l’accès aux données pour les utilisateurs de l’entreprise. La solution permet à RWE de collecter, de rechercher et de récupérer rapidement ces données à la demande. Flexible et personnalisable, elle permet à cette entreprise internationale de définir et d’appliquer des règles ainsi que d’adapter les processus en fonction de réglementations et de zones géographiques spécifiques.
« Nous archivons nos boîtes email Microsoft 365, comme l’exigent les réglementations », ajoute Paul Beddoe. « Nous utilisons principalement les fonctionnalités de recherche, de conservation légale et d’exportation intégrées à la solution. Proofpoint nous offre la flexibilité dont nous avons besoin pour respecter les exigences de différentes régions. »
« Nous avons octroyé un accès basé sur les rôles à notre équipe RH, ce qui lui permet d’utiliser Proofpoint Archive pour effectuer son travail », précise-t-il. « Notre équipe RH connaît bien la solution et sait l’utiliser, tout comme nos équipes de conformité. Elles ont accès à la solution et peuvent récupérer les emails de groupes très spécifiques d’utilisateurs. »
Les résultats
Une solution évolutive qui s’adapte aux besoins
Proofpoint Archive permet à RWE de respecter les exigences de conformité pour divers processus et équipes.
« Proofpoint nous offre la simplicité dont nous avons besoin pour protéger notre moyen de communication principal, l’email », déclare M. Beddoe. « La solution traite et archive près de 12 000 messages par jour, soit plus de 2,3 gigaoctets de données. Nous continuons d’utiliser Proofpoint car nous en sommes satisfaits et n’avons aucune raison de changer de solution. »
Pour améliorer en permanence son efficacité, RWE s’entretient régulièrement avec l’équipe de support client de Proofpoint pour étudier des moyens d’optimiser sa solution. Paul Beddoe et son équipe posent souvent des questions sur les recommandations de configuration et sur certaines des fonctionnalités plus récentes que Proofpoint leur conseille.
« Les réunions de suivi client apportent un éclairage intéressant sur nos résultats et les fonctionnalités utilisées, ce qui nous est particulièrement utile », affirme M. Beddoe. « J’aime beaucoup ces réunions. »
Paul Beddoe est également impressionné par la fiabilité de la solution. Au cours des dix dernières années, Proofpoint Archive a toujours fonctionné sans accroc.
« Le produit fonctionne parfaitement », se réjouit Paul Beddoe. « Nous disposons d’autres solutions qui nécessitent des mises à jour fréquentes, ce qui nous oblige à intervenir. En outre, il arrive que les problèmes persistent même après la sortie des mises à jour et des correctifs d’urgence. Proofpoint Archive n’a pas ces défauts. »
Sa solution d’archivage fonctionnant parfaitement, RWE envisage désormais d’ajouter à son déploiement Proofpoint Email Protection, une solution dont la réputation n’est plus à faire. Cette passerelle de messagerie peut être installée sur site ou déployée dans le cloud. Elle s’appuie sur une technologie d’apprentissage automatique avancée pour détecter et bloquer les menaces telles que le piratage de la messagerie en entreprise (Business Email Compromise, BEC). Avec Proofpoint, Paul Beddoe et son équipe espèrent continuer à assurer leur conformité et conserver leur tranquillité d’esprit en ce qui concerne l’archivage des communications par email.