Un leader delle energie rinnovabili assicura la sua conformità e fa guadagnare tempo ai suoi team grazie a Proofpoint
La sfida
- Conservare le conversazioni email in conformità ai requisiti normativi
- Aiutare le risorse umane a rimanere efficienti e agili
- Mantenere un perfetto funzionamento degli ambienti IT esistenti
La soluzione
- Proofpoint Archive
I risultati
- L’archiviazione cloud flessibile semplifica l’esibizione legale e la conformità normativa.
- L’archiviazione ottimizzata riduce i rischi di multe e danni alla reputazione.
- La soluzione interoperabile si integra perfettamente con l’ambiente esistente.
La sfida
Stabilire un esempio mondiale per la transizione verso le energie pulite
Crescita e innovazione sono profondamente radicate nella cultura di RWE. Tra il 2024 e il 2030, l’azienda prevede di investire 55 miliardi di euro in progetti eolici offshore e onshore, energia solare, batterie, generazione flessibile e idrogeno. Entro la fine del decennio, la capacità di generazione di energia verde di RWE supererà i 65 gigawatt, che sarà perfettamente integrata dal commercio globale di energia. Il suo obiettivo è quello di raggiungere zero emissioni nette entro il 2040.
Per aiutare l’azienda a raggiungere questi ambiziosi obiettivi, Paul Beddoe, Head of Workplace Technology di RWE, non solo deve garantire il funzionamento perfetto dell’architettura IT dell’azienda ma anche documentare le sue operazioni per soddisfare le normative di conformità.
“La nostra missione è fornire un’infrastruttura di base sicura e stabile e soluzioni di gestione degli endpoint per RWE a livello mondiale”, ha affermato Beddoe. “Nella nostra divisione commerciale, siamo legalmente obbligati a registrare le conversazioni vocali e tramite email relative alle transazioni commerciali, come è consuetudine, per esempio, nelle banche”.
Quando RWE ha iniziato a studiare come rendere più efficienti i processi di archiviazione e conformità, l’azienda si è messa alla ricerca di una soluzione flessibile che funzionasse senza problemi con le sue applicazioni di produttività e i suoi processi di comunicazione esistenti.
Paul Beddoe, Head of Workplace Technology, RWE
La soluzione
Garantire la conformità grazie al cloud
Dieci anni fa, RWE ha valutato le opzioni a disposizione e ha scelto Proofpoint Archive. L’azienda non ha mai cambiato idea in merito. Parte della gamma di soluzioni Proofpooint Intelligent Compliance, Proofpoint Archive semplifica le indagini legali, la conformità alle normative e l’accesso ai dati per gli utenti dell’azienda. La soluzione permette a RWE di acquisire, cercare e recuperare rapidamente tali dati su richiesta. Flessibile e personalizzabile, permette a quest’azienda internazionale di definire e applicare policy e adattare i processi per normative e aree geografiche specifiche.
“Archiviamo le nostre caselle di posta Microsoft 365 come richiesto dalla normativa”, afferma Beddoe. “Utilizziamo soprattutto le funzionalità di archiviazione integrate della soluzione, tra cui ricerca, conservazione a fini legali e funzionalità di esportazione. Proofpoint ci offre la flessibilità di cui abbiamo bisogno per gestire i requisiti di diverse regioni”.
“Abbiamo fornito un accesso basato sui ruoli al nostro team delle risorse umane, permettendo loro di accedere a Proofpoint Archive per svolgere il loro lavoro”, spiega Beddoe. “Il nostro team delle risorse umane ha familiarità con la soluzione e sa come usarla, così come i nostri team della conformità. Hanno accesso alla soluzione e sono in grado di recuperare le email per gruppi molto specifici di utenti”.
I risultati
Una soluzione in continua evoluzione che si adatta alle esigenze
Proofpoint Archive permette a RWE di rispettare i requisiti di conformità per diversi team e processi.
“Proofpoint ci offre la semplicità di cui abbiamo bisogno per proteggere il nostro mezzo di comunicazione principale, ovvero l’email”, afferma Beddoe. “La soluzione elabora e archivia circa 12.000 messaggi al giorno, ovvero oltre 2,3 gigabyte di dati. Continuiamo a utilizzare Proofpoint perché ne siamo soddisfatti, e non c’è stato motivo di cambiare soluzione”.
Per migliorare costantemente la sua efficienza, RWE ha incontri regolari con il team dell’assistenza clienti di Proofpoint per studiare modi per ottimizzare la sua soluzione. Paul Beddoe e il suo team spesso pongono domande in merito a suggerimenti di configurazione e a alcune funzionalità più recenti che Proofpoint consiglia loro.
“Gli incontri di verifica con il cliente forniscono ottime informazioni sui nostri risultati e le funzionalità utilizzate, il che ci è particolarmente utile”, spiega Beddoe. “Apprezzo molto questi incontri”.
Paul Beddoe è rimasto colpito anche dall’affidabilità della soluzione. Nel corso degli ultimi dieci anni, Proofpoint Archive ha funzionato senza alcun problema.
“Il prodotto funziona perfettamente”, spiega Beddoe. “Disponiamo di altre soluzioni che richiedono aggiornamenti frequenti e il nostro coinvolgimento per effettuarli. Alcune volte i problemi persistono anche dopo che gli aggiornamenti e i fix d’emergenza si rendono disponibili. Tutto ciò non accade con Proofpoint Archive”.
Grazie al perfetto funzionamento della sua soluzione di archiviazione, RWE sta prendendo in considerazione di aggiungere alla sua implementazione Proofpoint Email Protection, una soluzione molto nota e apprezzata. Questo gateway email può essere implementato come servizio cloud o on premise. Si basa su una tecnologia di machine learning avanzata per rilevare e bloccare le minacce come la violazione dell’email aziendale (BEC, Business Email Compromise). Con Proofpoint, Paul Beddoe e il suo team sperano di continuare a garantire la loro conformità e rimanere tranquilli in merito all’archiviazione delle comunicazioni via email.