Nell’era della digitalizzazione dell'assistenza sanitaria, le aziende del settore devono assicurare che le comunicazioni relative ai pazienti non siano solo tempestive e efficienti, ma anche sicure, conformi alle normative e affidabili. Un numero significativo di questi messaggi (dai promemoria degli appuntamenti ai rendiconti delle prestazioni fino ai piani di cura) viene inviato da sistemi di cartelle cliniche elettroniche come Epic, largamente, uno strumento ampiamente adottato nel settore della sanità.
Altre fonti di grandi volumi di email transazionali sono le fondazioni degli ospedali, che inviano richieste di donazioni e attestati fiscali, e i sistemi di gestione dei dati di laboratorio che inviano notifiche e report di analisi. Questi casi d’uso aumentano la portata e la complessità della gestione del traffico email nel settore sanitario.
Requisiti sempre più elevati per l’email
I fornitori di servizi email come Google, Yahoo, Apple e Microsoft hanno recentemente applicato requisiti di autenticazione più severi per i mittenti delle email. Queste modifiche includono un’applicazione più rigorosa dei protocolli di autenticazione delle email come SPF, DKIM e DMARC, insieme all’obbligo di funzionalità come la cancellazione dell’iscrizione con un clic.
Come risultato, le strutture sanitarie devono assicurarsi che le email generate da Epic soddisfino queste nuove norme. La mancata conformità implica il rischio che messaggi critici relativi ai pazienti siano filtrati, ritardati o bloccati, compromettendo la fiducia, il coordinamento delle cure e il rispetto degli obblighi normativi.
La posta in gioco è alta
Queste email spesso contengono informazioni essenziali relative alle cure e alla programmazione degli appuntamenti. Inoltre, i sistemi sanitari di grandi dimensioni inviano milioni di messaggi ogni settimana.
Per questo motivo è fondamentale limitare i fattori che potrebbero portare al mancato recapito di questi messaggi. Purtroppo, alcune strutture sanitarie hanno problemi di recapito perché non soddisfano i requisiti DMARC o le loro email generate in massa da applicazioni non soddisfano il requisito di cancellazione dell’iscrizione con un clic. Di conseguenza, messaggi importanti, inclusi quelli provenienti dal componente MyChart di Epic, vengono completamente bloccati prima di raggiungere i destinatari.
È fondamentale assicurarne il recapito sicuro e affidabile per mantenere la fiducia dei pazienti, ma anche per favorire l’efficienza clinica e operativa.
Per evitare che gli indirizzi email principali vengano inseriti in una lista di blocco, è buona norma separare le email transazionali delle applicazioni (come quelli di Epic) dal traffico email generato dagli utenti. Questo approccio migliora i tassi di recapito e riduce i rischi legati a sicurezza e conformità.
I sistemi obsoleti non riescono a tenere il passo
Tuttavia, molti operatori sanitari si affidano ancora a soluzioni obsolete o inadeguate per gestire questo volume critico di comunicazioni. Relay dell’email on premise obsoleti, come Microsoft Exchange (ora giunto alla fine del servizio) e Cisco IronPort (sempre meno prioritario per il vendor), non sono stati concepiti per soddisfare le esigenze attuali di messaggistica, che comportano un volume d’invio elevato e rigorosi vincoli di sicurezza.
Questi sistemi spesso faticano a scalare e non dispongono di protocolli di autenticazione moderni. Inoltre, richiedono una manutenzione costante e costosa da parte dei team IT.
Perché il settore della sanità ha bisogno di una soluzione più adeguata per le email generate da Epic
Le strutture sanitarie hanno bisogno di un relay dell'email sicuro e moderno, appositamente concepito per rispondere alle esigenze delle comunicazioni relative ai pazienti. Una soluzione adeguata dovrebbe poter:
- Gestire in modo affidabile e sicuro milioni di email generate da Epic
- Soddisfare i mutevoli requisiti di autenticazione delle email (come quelli di Google, Yahoo, Apple e Microsoft)
- Fornire supporto per la funzionalità di cancellazione dell'iscrizione con un clic per assicurare che i messaggi Epic critici non vengano bloccati
- Supportare crittografia e autenticazione conformi alle normative
- Recapitare grandi quantità di messaggi in modo rapido e preciso
- Ridurre il carico di lavoro del team IT delegando la gestione dell’instradamento delle email e dell’applicazione delle policy
- Rafforzare la fiducia dei pazienti garantendo che ogni messaggio sia autenticato, protetto e personalizzato
- Isolare il traffico transazionale dai messaggi inviati dagli utenti per migliorare il controllo e i tassi di recapito
Proofpoint Secure Email Relay, uno strumento concepito per la scalabilità e la criticità del settore della sanità
Proofpoint Secure Email Relay (SER) offre alle strutture del settore della sanità la possibilità di inviare in modo sicuro e efficiente grandi volumi di email transazionali generate da Epic. Disponibile come soluzione autonoma o integrata nella suite Proofpoint Prime Threat Protection, Proofpoint SER è concepito specificamente per rispondere ai requisiti unici delle comunicazioni del settore della sanità.
Proteggere le email transazionali/generate dalle applicazioni con Proofpoint SER.
Grazie a Proofpoint SER, gli operatori sanitari ottengono i seguenti vantaggi:
- Crittografia conforme alle normative per proteggere i dati dei pazienti in transito
- Solida autenticazione delle email (SPF, DKIM, DMARC) per prevenire lo spoofing e il furto d’identità
- Cancellazione dell’iscrizione con un clic per migliorare l’esperienza e la fiducia dei pazienti
- Facile integrazione con l’infrastruttura Epic esistente, senza alcuna interruzione dei flussi di lavoro clinici
- Trasparenza del recapito con registri dettagliati, metriche utili e informazioni rilevanti per i team IT e della conformità
- Carico operativo ridotto rispetto ai sistemi di inoltro di vecchia generazione
- Separazione del traffico delle applicazioni e degli utenti per un maggior controllo e una migliore mitigazione dei rischi
Modernizzando la consegna delle email Epic con Proofpoint SER, gli operatori sanitari possono proteggere le comunicazioni sensibili, garantire il recapito e ottimizzare le operazioni IT, tutto rafforzando la fiducia dei pazienti con ogni interazione digitale.
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