Cos’è un archivio e-mail

Scopri cos'è un archivio e-mail – o (cloud) email archiving - e come archiviare le e-mail Outlook.

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Definizione di archivio e-mail

Un archivio e-mail è un sistema utilizzato per archiviare le comunicazioni email, in un formato che permetta di conservarle digitalmente, indicizzarle, ricercarle e recuperarle. Le aziende tipicamente adottano soluzioni di archiviazione della posta elettronica per una o più delle seguenti motivazioni:

  • Continuità lavorativa e disaster recovery
  • Audit e indagini interne
  • Attività di e-discovery legate al recupero di informazioni digitali a fini legali
  • Conformità alle leggi e ai regolamenti
  • Gestione dei registri
  • Protezione di documenti legati alla proprietà intellettuale

Come archiviare le email Outlook

Le aziende generano moli e tipi di dati sempre crescenti, giorno dopo giorno. Riuscire a gestire tali flussi di informazioni, in maniera conveniente, efficace, ma soprattutto che possa garantire l'aderenza alle sempre più rigide normative in fatto di gestione e conservazione dei dati, diventa un compito per niente facile.

Per ottenere il massimo dagli investimenti in soluzioni di email archiving, le aziende dovrebbe andare alla ricerca delle seguenti caratteristiche:

Buone prestazioni e facilità di gestione da parte dell'utente

La soluzione di email archiving ideale, offre un archivio centralizzato e consultabile che fornisce agli utenti l'accesso a dati storici. A livello di utente, dovrebbe essere semplice ed intuitivo, con una user experience familiare che si integri con i processi lavorativi utilizzati all'interno dell'azienda, non andando ad interferire con la produttività dei lavoratori. Le capacità di ricerca negli archivi inoltre, deve essere rapida ed accurata, indipendentemente da quanto crescano le dimensioni degli archivi. A livello organizzativo, dovrebbe supportare gli addetti all'IT, così come i dipartimenti incaricati al rispetto delle normative, a ridurre il costo e la complessità di gestione e monitoraggio dei volumi di dati, in continua espansione ogni giorno.

Alta fedeltà e qualità dei dati

Per dimostrare la catena di custodia, ossia tutta quella documentazione cronologica che mostra la custodia, il trasferimento, l'analisi, e la disposizione di elementi di prova elettronica, e conservare ogni messaggio di cui l'azienda necessita, l'archivio email deve essere a prova di bomba. Prendete in considerazione una soluzione in grado di garantire che non venga perso alcun messaggio, anche se la rete dovesse subire dei black out. Pretendete dai vostri fornitori di servizi cloud, la dimostrazione che nulla venga eliminato dal registro delle archiviazioni giornaliero (journaling mailbox), finché non sia stato messo al sicuro nell'archivio. La soluzione dovrebbe inoltre fornire una completa, trasparente ed inalterata tracciabilità che consenta all'organizzazione di dimostrare la completa conformità ai requisiti in fatto di conservazione, catena di custodia, e legali.

Sicurezza dei dati

Se i dati archiviati non sono al sicuro, le aziende corrono il rischio di violare le disposizioni di legge. Per mantenerli sicuri, ogni dato che esce dall'ambiente aziendale dovrebbe sempre essere crittografato. Cercate una soluzione che protegga i dati in transito e conservati sull'infrastruttura cloud. La chiave crittografica deve appartenere soltanto all'azienda — non va condivisa con il fornitore del servizio cloud — così da permettere all'azienda stessa di esercitare il pieno controllo su chi possa accedere ai dati in archivio. I data center utilizzati per ospitare gli archivi cloud devono avere la certificazione SSAE-16 SOC 2 Type II — non soltanto per le strutture fisiche che ospitano i server, ma anche per il servizio cloud in sé.

Cloud email archiving – la nuvola è meglio?

Mentre tradizionalmente gli archivi email venivano memorizzati su nastri magnetici ed altri dispositivi di memorizzazione low-cost, il cloud sta diventando un metodo di archiviazione delle email sempre più popolare per via dell'abbattimento dei costi, la maggiore efficienza, e le funzionalità aggiuntive, rispetto al modello basato sull'archiviazione in loco. Il trend del cloud email archiving può solo continuare a crescere dal momento che sempre più dati provengono e risiedono proprio sul cloud.

Altre aziende stanno spostando i propri archivi sul cloud, per alleggerire il peso delle loro infrastrutture. Questa mossa permette di abbassare i costi perché i servizi cloud beneficiano di economie di scala che neanche le aziende più grandi possono raggiungere. Questa mossa può inoltre servire ad innalzare la sicurezza e le prestazioni. Recuperare dati da un archivio email sul cloud, per eventuali controlli e indagini è solitamente molto più semplice e veloce rispetto al fare la stessa cosa su archivi conservati in loco. Per le aziende che stanno già spostando le proprie email e infrastrutture su Office 365, la scelta è anche più chiara — anche gli archivi che aderiscono al meglio alle normative sulla conservazione dei dati in loco, non sono in grado di conservare contenuti cloud in maniera efficiente.

Rispetto alle soluzioni in loco, man mano sempre più obsolete, il cloud è spesso più economico, più semplice da gestire e più affidabile. Ma il passaggio al cloud potrebbe sembrare arduo, e porta con sé alcune complessità. Per molte aziende che utilizzano ancora software datati di archiviazione delle email, con anni di archivi email da gestire, un approccio ibrido potrebbe essere la soluzione migliore.

Effettuare la migrazione di un archivio email sul cloud è un'operazione che richiede tempo, denaro e risorse. Per snellire il processo e ridurre il rischio di perdere dati, le aziende dovrebbero considerare una strategia di migrazione calibrata sui propri obiettivi, esigenze e risorse.

Ecco quattro approcci da considerare:

  • Trasferire tutti i dati
  • Tenere i nuovi dati sul cloud, mentre quelli vecchi sugli archivi esistenti
  • Migrare tutti i dati importanti
  • Migrare i dati che rientrano nella vostra retention policy

Ogni opzione ha i suoi pro e contro, non c'è un approccio unico che vada bene per tutte le aziende.

Conformità

La maggior parte delle aziende sono soggette a regolamenti che richiedono loro di conservare registri — e non soltanto le aziende che operano in quei settori tradizionalmente soggetti a norme e regolamentazioni.

Come emerge dalla Ricerca Osterman, documenti finanziari, corrispondenza email tra aziende, dati dei dipendenti, fatture, informazioni di spedizione, e addirittura metadati possono essere soggetti alle regole sull'archiviazione. Tali regole, spesso richiedono alle aziende di raccogliere, monitorare, conservare e produrre tali registri su richiesta.1

Archiviazione delle email su Outlook e Gmail

Microsoft Office 365 fornisce l'archiviazione integrata delle caselle email, in grado di offrire all'utente una soluzione perfetta e semplice da usare. Ma è concepita per i singoli dipendenti, non per i dipartimenti IT.

Con l'archivio integrato di Office 365, gli utenti sono in grado di archiviare e ricercare vecchie email. Ma senza servizi aggiuntivi, amministratori, auditori, e addetti alle questioni legali, non possono archiviare, cercare, e supervisionare il flusso di dati all'interno dell'azienda, in modo adeguato.

Con le funzionalità di archiviazione native di Office 365, la ricerca delle email estesa a livello aziendale è complicata. I controlli degli addetti alla supervisione sono lenti. E le politiche di conformità alle normative possono essere applicate soltanto ad una serie ristretta di contenuti. Ciò lascia fuori un'ampia fetta di comunicazioni che avvengono al di fuori dell'ecosistema Microsft, come ad esempio i social media o le chat.

Sotto molti aspetti, le funzionalità di archiviazione di Gmail sono anche più limitate.

Per aderire realmente alle normative e alle politiche aziendali e per tutte le attività di e-discovery sugli archivi digitali, la maggior parte delle aziende necessita di una vera soluzione di livello aziendale di archiviazione delle email, in grado di accrescere le funzionalità di archiviazione native delle piattaforme utilizzate all'interno dell'azienda.

  1. Osterman Research. “Strategie per l’Archiviazione in Ambienti Ibridi.” Ottobre 2017.