Was ist BulkMail (Graymail)?

Bulk-Mails (auch Graymail genannt) sind Massen-Mails, für die die Definition Spam ungeeignet ist, da sie erwünscht sind, von einer legitimen Quelle stammen und für verschiedene Empfänger unterschiedliche Werte darstellen. Im Gegensatz zu Spam werden Bulk-Mails oft über Bulk Mail Services von spezialisierten E-Mail-Marketing-Anbietern versendet, die Personalisierung und Segmentierung ermöglichen. Allerdings können sie auch negative Formen wie Phishing oder propagandistische Inhalte annehmen. Beispiele sind regelmäßige Newsletters, Ankündigungen oder Werbung, die auf die speziellen Interessen eines Empfängers zugeschnitten sind. Je nach Empfänger werden diese Inhalte unterschiedlich bewertet, was das Management solcher Mails zu einer Herausforderung macht. Empfänger von Bulk-Mails haben entweder wissentlich oder unwissentlich zugestimmt, diese Art von E-Mails zu erhalten, obwohl das Interesse an diesen E-Mail-Kampagnen mit der Zeit geringer geworden sein mag.

In Unternehmensorganisationen kann es manchmal schwierig sein, Bulk-Mails oder obsolete Abos zu verwalten, da einige Empfänger solche Nachrichten erhalten möchten, während sie bei anderen einen Spamverdacht auslösen. Beispielsweise kann ein Empfänger in der Marketingabteilung entscheiden, Updates über Branchenkonferenzen als wünschenswert zu klassifizieren, während ein Mitarbeiter in der Personalabteilung diese als Spam ansieht.

Bulk-Mails und Spam-Mails sind beides Massenmails, die an mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig versendet werden. Aber Bulk-Mails unterscheiden sich von Spam in drei Punkten – es gab eine Einwilligung, sie stammen von einer legitimen Quelle und die Inhalte sind für den Empfänger wertvoll.

Bulk-Mails gelten nicht als Spam, weil es sich bei Spam um ungefragte und unerwünschte E-Mails handelt. Obwohl nur ein kleiner Teil von Spam-Mails Scam oder Phishing ist, zeichnet sich Spam hauptsächlich dadurch aus, dass der Empfänger nicht darum gebeten hat, die E-Mails zu erhalten. Im Gegensatz dazu hat der Empfänger bei BulkMails zu irgendeinem Zeitpunkt einmal dem Versand zugestimmt. Somit handelt es sich bei Bulk-Mails in der Regel um legitime Inhalte, die jedoch auch als Mittel für Phishing-Attacken dienen können. Manchmal registriert sich ein Nutzer absichtlich für einen Newsletter oder wird auf eine E-Mail-Liste mit Produktupdates und Coupons gesetzt. Dieser Empfänger erwartet regelmäßige E-Mails von der entsprechenden Firma in seinem Posteingang und wird diese Nachrichten auch häufig öffnen und mit ihnen interagieren. Es ist empfehlenswert, solche Abonements regelmäßig zu prüfen und Abmeldeoptionen zu nutzen.

Andere Nutzer haben etwas auf einer Website gekauft, ein White Paper heruntergeladen oder hatten eine andere Interaktion mit einem Unternehmen, bei der sie unabsichtlich auf der Newsletter-Liste gelandet sind. Es kann sogar passieren, dass Nutzer E-Mails von einem unbekannten Dritten erhalten, der ein Partner des Unternehmens ist, dem sie ihre E-Mail-Adresse gegeben haben. Diese Nutzer interagieren viel weniger mit den E-Mails und stufen sie mitunter als Spam ein, weil sie sich nicht erinnern, eingewilligt zu haben. Jedoch handelt es sich laut Definition nicht um Spam, sondern um Graymail.

Unter Bulk-Mails fallen auch legitime E-Mails von echten Unternehmen, Organisationen oder Individuen. Im Gegensatz zu manchen Spam-Mails sind diese Nachrichten echt und enthalten tatsächliche Informationen, Updates, Sales oder Aktionscodes. Diese E-Mails werden oft über Bulk Mail Services versandt und verwaltet, die den Nachrichten Links zum Abmelden und Aktualisieren der E-Mail-Präferenzen hinzufügt. Spam-Nachrichten sind demgegenüber häufig irreführend und halten sich üblicherweise nicht an Anti-Spam-Richtlinien, weshalb es schwierig ist, sich aus dem Verteiler wieder austragen zu lassen.

Ein anderes Unterscheidungsmerkmal zwischen Bulk-Mails und Spam ist, dass Bulkmails wertvolle und relevante Inhalte enthalten. In E-Mail-Newslettern sind beispielsweise oft interessante Artikel und Tipps, die für den Empfänger von Interesse sein könnten. Erinnerungsmails von Energieversorgern oder anderen Firmen, für deren Dienste man regelmäßig zahlt, können hilfreich sein, weil sie den Empfänger daran erinnern, dass eine Zahlung fällig ist. E-Commerce-Firmen nutzen E-Mails häufig, um wertvolle Coupons, Produktupdates oder Sales-Informationen zu verbreiten. Alle diese Beispiele fallen unter Graymail. Spam ist häufig irreführend und manchmal sogar schädlich, aber nicht immer. Doch egal, ob Malware mit einer Spam-Mail versendet wird oder nicht, Spam-Mails sind für den Empfänger in jedem Fall nicht interessant, weil sie kein Interesse an den Angeboten haben.

Unternehmen können Managed Services für E-Mail-Sicherheit einsetzen, damit erwünschte Graymail in die Postfächer ihrer Angestellten gelangen, während gleichzeitig unerwünschte Spam-Mails draußen bleiben. Diese Dienste schützen Unternehmen auf vielerlei Art. Dazu gehören zielgerichtete Angriffe, E-Mail-Protection, Security-Awareness-Training und vieles mehr. E-Mail-Schutz-Tools versenden eine Sammelmail mit einer Übersicht über alle eingegangen Gray- und Spam-Mails, damit Nutzer auswählen können, welche Mails sie in ihr Postfach zugestellt haben wollen und welche nicht. Diese Sammelmails können bei Bedarf auch täglich gesendet werden. Indem Sie eine zusätzliche Schutzschicht aufbauen, können diese Tools Angriffe auf eine Organisation abwehren, wo die Grenze zwischen Bulk-Mails und Spam sonst verwischt. Es ist jedoch wichtig, die Rechtslage in Deutschland und der EU zu beachten, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), um rechtliche Risiken zu minimieren.

E-Mail-Sicherheit entwickelt sich stetig weiter, besonders jetzt, wo Angestellte zunehmend von zuhause arbeiten. Erfahren Sie im neuesten Gartner Market Guide für E-Mail-Sicherheit mehr über aktuelle Bedrohungen und was Sie tun können, um ein Höchstmaß an Schutz zu erreichen.

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