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Definition
E-Mail-Sicherheit ist ein Begriff für verschiedene Verfahren und Techniken, die E-Mail-Kommunikation gegen Bedrohungen absichern – das bedeutet, sie schützen E-Mail-Accounts, Inhalte und Kommunikationswege gegen unautorisierten Zugriff, Verlust oder Kompromittierung. Da E-Mail oft zur Verbreitung von Malware, Spam und Phishing-Angriffe genutzt wird, ist es besonders wichtig, eine sichere E-Mail-Adresse zu verwenden und weitere Maßnahmen zu ergreifen, die E-Mail-Inhalte sichern. Angreifer nutzen oft irreführende Nachrichten, um Empfänger dazu zu verleiten, sensible Daten herauszugeben, schädliche Anhänge zu öffnen oder auf Hyperlinks zu klicken, die Malware auf dem Computer installieren.
E-Mail ist auch ein häufiger Ansatzpunkt für Angreifer, die es darauf abgesehen haben, einen Fuß in ein Unternehmensnetzwerk zu bekommen und daraus wertvolle Informationen zu stehlen.
E-Mail-Verschlüsselung ist eine Maßnahme von E-Mail-Sicherheit. Dabei werden die Inhalte von E-Mail-Nachrichten verschlüsselt und damit unkenntlich gemacht, damit potenziell sensible Informationen nur vom intendierten Empfänger gelesen werden können. E-Mail-Verschlüsselung beinhaltet häufig auch eine Form von Authentifizierung.
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Wie sicher ist E-Mail?
E-Mail wurde ursprünglich so konzipiert, dass sie so offen und frei zugänglich ist wie möglich. Dadurch konnten Menschen sowohl innerhalb einer Organisation als auch mit externen Partnern kommunizieren. Das Problem ist jedoch, dass E-Mails dadurch ganz und gar nicht sicher sind. Angreifer können E-Mail verwenden, um Schaden anzurichten und daraus Profit zu schlagen – ob durch Spam-Kampagnen, Malware- und Phishing-Angriffe, ausgeklügelte zielgerichtete Angriffe oder Business E-Mail Compromise (BEC): Angreifer nutzen die mangelnde Sicherheit von E-Mails aus, um Angriffe durchzuführen. Da die meisten Unternehmen auf E-Mails angewiesen sind, um ihren Geschäften nachzugehen, versuchen Angreifer, über E-Mail sensible Informationen zu stehlen.
Da E-Mail ein offenes Format ist, kann es von jeder Person gelesen werden, die eine E-Mail abfängt. Dadurch stellen E-Mails aus sicherheitstechnischer Perspektive eine Herausforderung dar. Dies wurde insbesondere dann zu einem kritischen Problem, als Unternehmen anfingen, immer mehr vertrauliche und sensible Informationen über E-Mail zu teilen. Ein Angreifer konnte diese Nachrichten ganz einfach mitlesen, indem er die E-Mail unterwegs abfing. Mit den Jahren haben Unternehmen jedoch verschiedene E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die ihre E-Mail-Inhalte und jede unternehmensinterne E-Mail-Adresse sichern und es für Angreifer schwieriger machen, an sensible oder vertrauliche Informationen zu kommen.
E-Mails sichern: Bewährte Regeln
Weil E-Mail für Geschäftsabläufe in Firmen eine so zentrale Bedeutung hat, haben diese interne Regeln aufgestellt, wie sie diesen Informationsfluss sicher handhaben können. Dazu gehören:
- Analyse: Eine der wichtigsten Grundregeln, die die meisten Unternehmen etabliert haben, ist die Analyse der Inhalte von E-Mails, wenn sie ihre E-Mail-Server passieren. Das ist deshalb wichtig, weil der Inhalt einer E-Mail darüber entscheidet, wie mit ihr umgegangen werden muss. Erst dann kann man ernsthafte Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.
- Entfernen aller ausführbaren Anhänge: Malware versteckt sich häufig in ausführbaren E-Mail-Anhängen. Indem Sie sicherstellen, dass diese Art von Anhängen erst gar nicht im Postfach der Nutzer ankommen, verhindern Sie die Installation von enthaltener Malware.
- Öffnen verdächtiger Inhalte in einer Sandbox: Eine Sandbox ist eine abgesicherte Umgebung, in der Sicherheitsteams verdächtige Inhalte zuerst öffnen können, ohne dass sie Schaden anrichten kommen, bevor sie darüber entscheiden, ob sie sie zum Nutzer durchstellen.
- Zugriff auf alle im System versendeten E-Mails: Sobald eine Organisation Zugriff auf alle E-Mails hat, die gesendet werden, kann es E-Mail-Verschlüsselungsregeln einsetzen, um zu verhindern, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten.
Wenn im Zuge dieser Sicherheitsmaßnahmen Sicherheitsvorfälle erkannt werden, muss die Organisation verwertbare Informationen parat haben, um den Umfang des Angriffs einschätzen und handeln zu können. Diese Informationen helfen dabei, den Schaden durch einen Angriff zu bewerten.
Best Practices für sichere E-Mails
Sicherer E-Mail-Gateway
Eine der ersten Best Practices, die jedes Unternehmen umsetzen sollte, ist einen sicheren E-Mail-Gateway einzurichten. Ein E-Mail-Gateway scannt und klassifiziert alle eingehenden und ausgehenden E-Mails und stellt sicher, dass Bedrohungen nicht in das Netzwerk gelangen. Da Angriffe immer ausgeklügelter werden, reichen Standard-Maßnahmen wie das Blockieren ausführbarer Anhänge nicht mehr aus. Eine bessere Lösung ist es, einen sicheren E-Mail-Gateway zu installieren, der einen vielschichtigen Ansatz verfolgt.
Automatisierte E-Mail-Verschlüsselung
Eine weitere wichtige Maßnahme ist eine automatisierte E-Mail-Verschlüsselung. Diese Lösung sollte in der Lage sein, alle ausgehenden E-Mails zu analysieren, um festzustellen, wo sensibles Material enthalten ist. Wenn die Inhalte sensibel sind, müssen sie verschlüsselt werden, bevor sie an den intendierten Empfänger verschickt werden. Dies verhindert, dass Angreifer Nachrichten mitlesen können, selbst wenn sie es schaffen, sie abzufangen.
Sicherheitsschulungen
Mitarbeiter über einen sicheren Umgang mit E-Mails aufzuklären und Ihnen beizubringen, was eine schädliche von einer guten E-Mail unterscheidet, ist eine weitere wichtige Maßnahme für eine höhere E-Mail-Sicherheit. Denn allen Filtern zum Trotz kann es vorkommen, dass Nutzer schädliche E-Mails erhalten, die es geschafft haben, durch den E-Mail-Gateway zu kommen. Deshalb ist es von kritischer Wichtigkeit, dass sie verstehen, auf welche Anzeichen sie achten müssen. Häufig haben sie es mit Phishing-Angriffen zu tun, die man schnell erkennen kann, wenn man weiß, worauf es ankommt. Schulungen helfen Ihren Angestellten, diese E-Mails zu erkennen und zu melden.
E-Mail-Sicherheitstools
Ein sicherer E-Mail-Gateway, der entweder vor Ort oder in der Cloud installiert ist, sollte Schutz vor unerwünschten, schädlichen und BEC-E-Mails auf mehreren Ebenen bieten. Dazu gehört eine granulare Einsehbarkeit in die Prozesse und Kontinuität der E-Mail-Kommunikation für Organisationen jedweder Größe. Diese Kontrollen erlauben es Sicherheitsteams, Zuversicht zu haben, dass sie Nutzer vor E-Mail-Bedrohungen schützen und die E-Mail-Kommunikation bei einem Systemausfall aufrechterhalten können.
Eine E-Mail-Verschlüsselungslösung reduziert das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften, Datenverlust und Verletzungen der unternehmenseigenen Richtlinien, während die essenzielle Geschäftskommunikation weiterläuft. Die E-Mail-Sicherheitslösung sollte für jede Art von Organisation, die ihre sensiblen Daten schützen muss, gleichermaßen funktionieren, und dabei auch externen Partnern und Nutzern auf Desktop- wie Mobilgeräten zur Verfügung stehen. E-Mail-Verschlüsselung ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die strenge gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO, HIPAA, SOX oder Sicherheitsstandards wie PCI-DSS einhalten müssen.