La perdita di dati sensibili è un problema di lunga data per le aziende di tutte le dimensioni. Dal phishing al ransomware fino alle minacce avanzate, l’elenco già lungo dei modi in cui i dati possono trovarsi al di fuori del tuo perimetro di difesa continua a crescere. Detto ciò, non si ritrovano mai lì da soli. Ci finiscono lì accidentalmente o intenzionalmente, di solito per mano dei collaboratori. Infatti, due terzi dei CISO intervistati per il nostro report State of the Phish 2024 hanno affermato che la loro azienda ha subito una perdita di dati causata da un utente interno.
Tra i molti modi in cui si verifica la perdita di dati, uno dei più comuni è rappresentato dalle email inviate al destinatario errato. Si tratta di messaggi inviati accidentalmente ai destinatari sbagliati. Purtroppo, queste email sono difficili da bloccare con gli strumenti tradizionali perché non vengono rilevate dai prodotti standard di prevenzione della perdita di dati (DLP) basati su regole. Perciò è responsabilità degli utenti assicurarsi che le loro email siano sempre inviate ai destinatari desiderati.
Tuttavia, gli utenti spesso non si rendono conto di aver commesso un errore. Ecco perché le aziende hanno bisogno di un modo migliore per rilevare e prevenire l’invio di email al destinatario errato. In questo articolo, esamineremo più in dettaglio questo problema e i modi per risolverlo.
Cos'è un'email inviata dal destinatario errato?
Definiamo un’email inviata al destinatario errato quando un'email destinata a una persona viene inviata a qualcun altro. Le ricerche di Proofpoint indicano che il 33% degli utenti invia in media quasi due email al destinatario errato ogni anno. Ecco alcune cause dell’invio di email al destinatario errato:
- Errori di completamento automatico. Quando si digita un nome o un indirizzo email, spesso i client email suggeriscono i contatti utilizzati in precedenza. Per la fretta, un utente potrebbe scegliere il destinatario sbagliato dall’elenco proposto.
- Errori di disattenzione. Un semplice errore nella digitazione di un indirizzo, come una lettera in più o l'omissione di una parte del nome di dominio, può portare all’invio di un messaggio al destinatario sbagliato.
- Email di gruppo. Alcune volte, la confusione sugli elenchi dei destinatari (in particolare nelle grandi aziende) porta all’invio di email a persone al di fuori del gruppo previsto.
Il tipo di dati esposti in questi incidenti può variare. Ecco alcuni esempi:
- Proprietà intellettuale
- Documenti finanziari
- Documenti legali
- Schemi tecnici e dati di produzione
- Elenchi di clienti e dati dei clienti
- Password
- Appunti della riunione del consiglio d’amministrazione
- Dati di identificazione personale
- Informazioni di identificazione sanitaria
Rilevamento e blocco delle email inviate al destinatario errato
Le soluzioni di DLP via email basate su regole sono molto efficaci per rilevare i rischi noti e predefiniti perché è possibile creare delle regole per tali incidenti. Tuttavia, non possono rilevare l’invio di email al destinatario errato o l'esfiltrazione di dati sensibili tramite email verso account personali o non autorizzati. Per prevenire questi incidenti di perdita di dati, devi adottare un approccio adattivo e comportamentale alla sicurezza dei dati che transitano tramite l’email.
Una soluzione DLP via email incentrata sui comportamenti utilizza l’IA comportamentale, il machine learning e i grafici delle relazioni per apprendere, adattarsi e anticipare i comportamenti umani. Rileva potenziali incidenti di perdita di dati anche quando i dati non sono ben definiti. Apprende e si arricchisce costantemente di pari passo con l’evoluzione dei comportamenti degli utenti, il che lo rende l’approccio ideale per contrastare la perdita di dati incentrata sulle persone.
Qui di seguito riportiamo i principali motivi per cui una soluzione di DLP via email incentrata sui comportamenti è una risorsa fondamentale.
Convalida dei destinatari
Le soluzioni di DLP via email basate sui comportamenti possono convalidare in modo efficace il destinatario di un'email prima del suo invio. Utilizzando il machine learning per analizzare i normali comportamenti e modelli di invio delle email, questi sistemi possono individuare le email che stanno per essere inviate al destinatario errato. Non importa se si tratta di un contatto interno o esterno. Queste soluzioni sono particolarmente utili per prevenire l’invio di email al destinatario errato.
Controllo degli allegati
Le soluzioni di DLP via email incentrate sui comportamenti analizzano automaticamente gli allegati delle email. Ciò garantisce che gli allegati siano le versioni corrette e non contengano dati sensibili. Queste soluzioni utilizzano inoltre i grafici delle relazioni per verificare che gli allegati siano correttamente associati ai destinatari previsti. In caso di allegato mancante o invio di un allegato a un utente non solitamente associato a tale tipo di allegato, il mittente viene avvisato prima che prema il tasto “Invia”.
Analisi del contesto
Il riconoscimento del contesto significa che il contenuto e il contesto delle email vengono analizzati per rilevare i rischi potenziali. Ad esempio, se un'email contiene dati finanziari o personali sensibili, l'IA comportamentale può stabilire se l’invio di tali dati al destinatario scelto è appropriato in base al contesto e al ruolo di tale destinatario all'interno dell'azienda.
Analisi comparativa storica
Il machine learning può analizzare i modelli di email storici di un'azienda, stabilire una base di riferimento per i comportamenti normali di invio di email e prevedere potenziali errori prima che si verifichino. Questo approccio dinamico e proattivo permette al sistema di suggerire le correzioni in tempo reale in base ai comportamenti passati e agli errori comuni.
Avvisi e messaggi di formazione in tempo reale
Le soluzioni di DPL via email basate sui comportamenti offrono un riscontro in tempo reale agli utenti. Se un'email sembra contenere informazioni sensibili o è in fase di invio al destinatario errato o non autorizzato, il sistema avviserà immediatamente il mittente. Questo offre al mittente la possibilità di correggere l'errore prima che sia troppo tardi. Rafforza anche la sensibilizzazione degli utenti alla sicurezza delle email.
Conclusione
È facile inviare un'email alla persona sbagliata. Purtroppo, le conseguenze possono essere tutt'altro che banali. Tuttavia, una protezione adeguata può consentirti di prevenire efficacemente questo tipo di errori. Gli strumenti basati sull'IA identificano gli invii di email insoliti e avvisano gli utenti, applicando efficacemente le policy di sicurezza senza sovraccaricare i team amministrativi o della sicurezza.
Come Proofpoint può aiutarti
Proofpoint Adaptive Email DLP può aiutare la tua azienda a prevenire la perdita di dati invitando gli utenti a correggere gli errori che portano all’invio di email al destinatario errato. Inoltre, può bloccare automaticamente i tentativi di invio di informazioni sensibili a account personali o destinatari non autorizzati.
Proofpoint Adaptive Email DLP si integra in modo trasparente nei flussi di lavoro esistenti, prevenendo la perdita di dati accidentale o intenzionale senza interrompere l'esperienza dell'utente. I collaboratori scrivono e inviano i loro messaggi come hanno sempre fatto. Parallelamente, il sistema opera in background, intervenendo solo quando necessario. Gli utenti interagiscono così con la soluzione solo ogni qualche settimana invece che più volte al giorno. Questo riduce significativamente il rischio di un calo di concentrazione a fronte di un elevato numero di allarmi, che può portare a un flusso costante di perdita di dati.
Inoltre, la soluzione più essere implementata rapidamente. Non ci sono regole da implementare e ottimizzare nel tempo per trovare il giusto equilibrio tra la sicurezza e la comodità per l’utente: è tutto automatizzato. Nella maggior parte dei casi, Proofpoint Adaptive Email DLP viene implementato in pochi minuti, apprende dallo storico dei messaggi in poche ore ed è pronto a proteggere i tuoi collaboratori e i tuoi dati in pochi giorni.
Le applicazioni reali dimostrano la sua efficacia. La nostra soluzione ha impedito in particolare l’invio di un’email relativa a una fusione e acquisizione a un giornalista:
“Evitando l’invio di una sola email al destinatario errato, abbiamo ripagato il nostro investimento in Proofpoint Adaptive Email DLP.”
— Consulente legale, studio legale globale
Proofpoint Adaptive Email DLP interviene anche nel caso di utenti interni malintenzionati. La nostra soluzione ha aiutato un istituto finanziario internazionale a rilevare e bloccare i tentativi di esfiltrazione dei verbali di una riunione del consiglio di amministrazione e documenti sensibili verso un account personale appartenente a un responsabile finanziario dimissionario dall'azienda.
“La piattaforma contribuisce a cambiare i comportamenti e a ridurre il nostro livello di rischio.”
— CISO, istituto finanziario internazionale
Apprendi dai nostri esperti
Sfrutta la potenza dell'IA comportamentale per prevenire la perdita di dati accidentale e intenzionale tramite email. Per saperne di più, visita la nostra pagina web dedicata a Proofpoint Adaptive Email DLP. Puoi anche richiedere una valutazione gratuita della perdita di dati per identificare i rischi nascosti di esfiltrazione delle email nella tua azienda.
