PROOFPOINT DIGITAL COMMUNICATIONS GOVERNANCE

Approfitta di un monitoraggio completo delle comunicazioni digitali 

Riconcilia le comunicazioni acquisite dall’origine alla destinazione e verifica che i record completi raggiungano i tuoi archivi e i tuoi sistemi di supervisione.

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Monitoraggio completo delle acquisizioni

Le sfide legate alla registrazione completa delle comunicazioni

L’acquisizione delle comunicazioni digitali è solo un aspetto della conformità. Le aziende altamente regolamentate devono inoltre verificare che ogni comunicazione raggiunga l’archivio, la piattaforma di supervisione o il repository previsto. Grazie al monitoraggio delle acquisizioni end-to-end, i team godono della visibilità completa di cui hanno bisogno per identificare le lacune, mantenere registri accurati e supportare la conformità normativa.

Dimostra che disponi di record completi

Conferma che i contenuti acquisiti abbiano raggiunto i repository e i sistemi di revisione legale e verifica della conformità corretti.

Limita il follow-up manuale

Identifica rapidamente le lacune e dedica meno tempo alla ricerca dei record mancanti nei sistemi.

Mantieni flessibili i flussi di lavoro

Supporta più destinazioni, unità e requisiti regionali a valle senza modifiche al processo.

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Abstract digital data landscape with green overlays representing communications and compliance data

I rischi legati a un’acquisizione incompleta

Le lacune nell’acquisizione creano rischi legali e di conformità

È possibile che tutti i messaggi, i post o i file siano stati acquisiti senza però essere distribuiti ai sistemi che ne hanno bisogno. Poiché i contenuti che si spostano tra diversi canali di comunicazione, archivi, piattaforme di supervisione e altri repository, a volte è difficile individuare eventuali problemi di distribuzione. Quando si perdono dei record o non possono essere riconciliati, i team della conformità devono affrontare verifiche più rigorose, maggiori rischi legali e un maggior carico di lavoro manuale. 

Visibilità completa dei contenuti

Consulta i contenuti ricevuti da ogni sistema a valle

Proofpoint Track confronta le comunicazioni acquisite con i contenuti ricevuti a valle per verificare che ogni record raggiunga l’archivio, la piattaforma di supervisione o il repository previsto. Report di riconciliazione dettagliati aiutano i team a identificare rapidamente i contenuti mancanti, indagare sulle eccezioni e dimostrare la completezza dei record in caso di verifica e revisione normativa. 

Proofpoint Track offre un modo difendibile per verificare la completezza dell’acquisizione e l’affidabilità della distribuzione, indipendentemente dal fatto che utilizzi Proofpoint Archive o meno. 

Report individuali

Riassumi ciò che ogni destinazione ha ricevuto e identifica rapidamente i contenuti mancanti.

Rilevamento degli elementi mancanti

Evidenzia gli elementi mancanti o non riconciliati prima delle verifiche o delle richieste legali.

Report di verifica a valle

Documenta lo stato di distribuzione in un formato verificabile che i team della conformità possono facilmente giustificare.

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Ripristino automatico

Recupera automaticamente i contenuti mancanti

Quando un sistema a valle non conferma la ricezione, Proofpoint Track reinvia automaticamente le comunicazioni e registra l’azione nella traccia di verifica. Ciò consente di risolvere più rapidamente i problemi di distribuzione e di ridurre le attività manuali. Inoltre, i team hanno così la certezza che i record delle loro comunicazioni siano completi.

Controlli delle conferme di ricezione

Conferma la ricezione a valle prima di convalidare la distribuzione.

Nuovo reinvio automatico in caso di errore

Invia nuovamente i contenuti mancanti senza intervento manuale.

Log di verifica dei reinvii 

Registra ogni nuovo tentativo per disporre sempre di un report difendibile.

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Garanzia end-to-end

Convalida l’acquisizione a partire dall’origine e controlla il routing

Confronta i contenuti acquisiti con i manifesti generati dalla fonte grazie alla riconciliazione a monte per verificare l’acquisizione prima che il contenuto raggiunga i sistemi a valle e aiutare a identificare i record mancanti in anticipo. Grazie a regole di routing e filtraggio flessibili, ha la certezza che le comunicazioni raggiungano la giusta piattaforma di archiviazione, supervisione o analisi in base ai requisiti aziendali, regionali o normativi.

Convalida del manifesto generato dalla fonte

Verifica l’acquisizione della fonte prima di proseguire il trasferimento.

Routing e filtraggio basati su policy

Invia i contenuti per area geografica, unità aziendale o esigenze di conservazione.

Livellamento dei picchi di carico

Adatta la distribuzione dei contenuti per adeguarsi alla capacità a valle.

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Perché scegliere Proofpoint?

Confronto tra Proofpoint Track e una soluzione di riconciliazione manuale o esclusivamente a valle

FunzionalitàFlusso di lavoro manuale o solo a valleProofpoint Track
Convalida della fonte Una soluzione di verifica esclusivamente a valle controlla l’accettazione solo dopo l’acquisizione. Confronta il contenuto acquisito con un manifesto generato dalla fonte prima del trasferimento
Correzione in caso di contenuti mancanti Con flussi di lavoro manuali, i team devono esaminare e inviare nuovamente i contenuti mancanti. Può inviare nuovamente contenuti non riconciliati e registrare l’azione.
Controllo del routing Una soluzione di verifica esclusivamente a valle verifica la distribuzione anziché controllare l’instradamento dei contenuti. Può effettuare il routing in base all’area geografica, alla divisione aziendale e alla capacità a valle.
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Piattaforma di governance unificata

Completa la sua strategia di governance delle comunicazioni

Estendi Proofpoint Track con Proofpoint Archive per governare le comunicazioni digitali end to end, dall’acquisizione e riconciliazione alla conservazione a lungo termine, ricerca, eDiscovery, conservazione dei dati in caso di contenzioso, esportazione e risposta normativa.

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Domande frequenti (FAQ)

Proofpoint Track aiuta i team a identificare le comunicazioni mancanti, verificare la distribuzione a valle, inviare nuovamente i contenuti in caso di mancata conferma della ricezione e mantenere record di verifica dettagliati. Queste funzionalità aiutano i team a dimostrare la completezza dei record durante le verifiche e le revisioni normative.

La riconciliazione delle comunicazioni verifica che le comunicazioni acquisite raggiungano l’archivio, la piattaforma di supervisione o il repository previsto. Aiuta le aziende regolamentate a identificare i record mancanti, mantenere tracce di verifica complete e dimostrare che le comunicazioni richieste sono state preservate.

Le aziende devono confermare sia che le comunicazioni siano state acquisite sia che ogni record abbia raggiunto il sistema a valle previsto. Il monitoraggio end-to-end dell’acquisizione permette di identificare le lacune nella consegna, fornire report dettagliati e inviare nuovamente i contenuti mancanti quando la ricezione non è confermata. Proofpoint Track fornisce queste funzionalità su Proofpoint Archive e altri sistemi a valle. 

La riconciliazione a monte confronta le comunicazioni acquisite con un manifesto generato dalla fonte per identificare eventuali elementi mancanti a livello della fonte. La riconciliazione a valle conferma che le comunicazioni acquisite raggiungano l’archivio previsto, la piattaforma di supervisione o altro repository previsto. Insieme, forniscono una visibilità end-to-end dalla fonte alla destinazione.

Le autorità di regolamentazione finanziaria, tra cui la SEC e la FINRA negli Stati Uniti e la FCA nel Regno Unito, richiedono alle aziende regolamentate di conservare determinate comunicazioni aziendali. Proofpoint Track aiuta i team a verificare che le comunicazioni acquisite raggiungano l’archivio previsto, Proofpoint o altro, ma anche a individuare eventuali lacune nella distribuzione che potrebbero compromettere la completezza delle registrazioni.