E-Mails sind ein unverzichtbarer Teil der Unternehmenskommunikation. Wenn Ihr Unternehmen Exchange Online für den Versand von Transaktions- oder App-E-Mails an externe Empfänger verwendet, können aktuelle Änderungen von Microsoft erhebliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.
Microsoft weist immer wieder darauf hin, dass Outlook 365 und Exchange Online nicht für den Versand von Massen-E-Mails an unternehmensfremde Unternehmen gedacht ist. In Kürze wird Microsoft diese E-Mails einschränken, um Missbrauch zu verhindern. Es ist wichtig zu verstehen, was diese Veränderungen bedeuten. Und wenn dadurch die Zustellbarkeit Ihrer legitimen E-Mails beeinträchtigt wird, können Sie sofort Gegenmaßnahmen ergreifen.
Regeln für die Nachrichtenlimits
Diese neuen Limits werden als Tenant External Recipient Rate Limit (TERRL) bezeichnet und beschränken die Anzahl der externen Empfänger, an die ein Mandant innerhalb von 24 Stunden E-Mails senden kann. Die zulässige Höchstzahl hängt von der Anzahl der erworbenen E-Mail-Lizenzen ab. Die Formel lautet:
- 500 × (Anzahl der gekauften E-Mail-Lizenzen^0,7) + 9.500
Hinweis: Für Testlizenzen gilt ein festgelegtes Limit von 5.000 E-Mails innerhalb von 24 Stunden.
Beispiele für Limits
- Ein Unternehmen mit 100 Lizenzen könnte innerhalb eines rollierenden 24-Stunden-Zeitraums 22.059 E-Mails versenden.
- Bei 500 Lizenzen könnte das Unternehmen 48.247 E-Mails senden.
- Bei 1.000 Lizenzen wären es 72.446 E-Mails usw.
Einige E-Mails werden bei der Zählung nicht berücksichtigt. Dazu gehören:
- Journal-Archivierung von Nachrichten
- Automatische Antworten, z. B. Abwesenheitsnotizen
- Benachrichtigungen von Microsoft-Anwendungen wie SharePoint und Teams
- DSNs (Empfangsbestätigungen, Lesebestätigungen, Unzustellbarkeitsberichte)
- E-Mails, die mit der HVE-Funktion (High-Volume Email) von Exchange Online oder über Azure Communication Services gesendet werden
Was passiert, wenn die Limits erreicht werden?
Wenn Ihr Unternehmen basierend auf der oben genannten Berechnung das 24-Stunden-Limit erreicht, werden alle weiteren E-Mails blockiert und ein SMTP-Fehler 550 ausgelöst.
- Bei Überschreitung des Limits für Testlizenzen von 5.000: 550 5.7.232 – Ihre Nachricht kann nicht gesendet werden, weil Ihr Test-Mandant das tägliche Limit für externe Empfänger überschritten hat.
- Bei Überschreitung des berechneten Limits: 550 5.7.233 – Ihre Nachricht kann nicht gesendet werden, weil Ihr Mandant das tägliche Limit für externe Empfänger überschritten hat.
Zeitplan für die Durchsetzung
Der Zeitpunkt, ab dem diese Veränderungen in Kraft treten, hängt von der Anzahl der Mandantenlizenzen ab. Beachten Sie, dass die Regelung für Mandanten mit Einzellizenzen und Testlizenzen bereits durchgesetzt wird.
Nachfolgend finden Sie die von Microsoft genannten Rollout-Termine.
Rollout-Zeitplan für TERRL
|
Phase |
Mandantengruppe |
Rollout-Startdatum |
|
1 |
Mandanten mit <= 25 E-Mail-Lizenzen |
3. April 2025 |
|
2 |
+ Mandanten mit <= 200 Lizenzen |
10. April 2025 |
|
3 |
+ Mandanten mit <= 500 Lizenzen |
17. April 2025 |
|
4 |
+ alle anderen Mandanten |
1. Mai 2025 |
Proofpoint kann Ihnen helfen
Angesichts dieser Veränderungen aufseiten von Microsoft müssen Sie dringend Ihre Strategien für den Versand ausgehender Massen-E-Mails evaluieren.
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