Verlust vertraulicher Daten bereitet Unternehmen jeder Größe schon seit Langem Probleme. Die Liste der Möglichkeiten, über die Daten aus Unternehmen nach außen gelangen können, ist lang und wächst stetig. Phishing, Ransomware und hochentwickelte Bedrohungen sind ein fester Bestandteil dieser Liste. Allerdings gehen Daten nicht von selbst verloren. Meist geben Mitarbeiter sie unfreiwillig oder auch absichtlich weiter. Bei einer Umfrage für den State of the Phish-Bericht 2024 gaben sogar zwei Drittel der befragten CISOs an, dass es in ihrem Unternehmen bereits Datenverlust durch Insider gegeben hat.
Datenverlust kann verschiedenste Ursachen haben. Zu den häufigsten gehören fehlgeleitete E-Mails, d. h. Nachrichten, die versehentlich an die falschen Empfänger gesendet werden. Leider lassen sich diese E-Mails mit den üblichen Tools nur schwer stoppen, da sie von Produkten mit herkömmlicher regelbasierter Datenverlustprävention (DLP) nicht erkannt werden. Somit liegt die Verantwortung dafür, dass E-Mails immer den beabsichtigten Empfänger erreichen, allein bei den Anwendern.
Allerdings wissen Anwender oft nicht einmal, dass sie einen Fehler gemacht haben. Daher benötigen Unternehmen eine bessere Möglichkeit zur Erkennung und Verhinderung fehlgeleiteter E-Mails. In diesem Artikel gehen wir genauer auf dieses Thema ein und zeigen Ihnen, wie Sie dieses Problem beheben können.
Was ist eine fehlgeleitete E-Mail?
Eine E-Mail gilt als fehlgeleitet, wenn sie nicht an den beabsichtigten Empfänger gesendet wird. Laut Untersuchungen von Proofpoint senden 33 % der Anwender pro Jahr zwei E-Mails an falsche Empfänger. Dies sind einige Ursachen für fehlgeleitete E-Mails:
- Falsche automatische Vervollständigung: Wenn Anwender einen Namen oder eine E-Mail-Adresse eingeben, schlagen E-Mail-Clients häufig zuvor verwendete Kontakte vor. In einem hektischen Augenblick kann das dazu führen, dass ein Anwender den falschen Empfänger in der Liste auswählt.
- Einfache Fehler: Aufgrund eines kleinen Tippfehlers beim Eingeben einer E-Mail-Adresse (z. B. eines zusätzlichen Buchstabens oder eines vergessenen Teils eines Domain-Namens) kann eine Nachricht an den falschen Empfänger gehen.
- Gruppen-E-Mails: Manchmal ist (gerade in großen Unternehmen) nicht klar, wer sich in einer Empfängerliste befindet, sodass E-Mails an Personen außerhalb der beabsichtigten Gruppe gesendet werden.
Die bei diesen Vorfällen gefährdeten Daten können sehr sensibel sein, zum Beispiel:
- Geistiges Eigentum
- Finanzdokumente
- Rechtliche Dokumente
- Konstruktionspläne und Produktionsdaten
- Kundenlisten und -daten
- Kennwörter
- Protokolle des Vorstandsmeetings
- Personenbezogene Daten
- Geschützte Gesundheitsdaten
Erkennen und Stoppen fehlgeleiteter E-Mails
Regelbasierte E-Mail-DLP-Lösungen sind hervorragend in der Lage, bekannte Risiken zu erkennen, für die entsprechende Regeln erstellt werden können. Sie bieten jedoch keine Möglichkeit, fehlgeleitete E-Mails oder E-Mail-Exfiltrationen vertraulicher Daten an private oder nicht autorisierte Konten zu erkennen. Um diese Datenverlustvorfälle zu verhindern, benötigen Sie einen adaptiven, verhaltensorientierten Ansatz für E-Mail-Datensicherheit.
Eine verhaltensbasierte E-Mail-DLP-Lösung verwendet verhaltensbasierte KI-Analysen, Machine Learning (ML) und Beziehungsdiagramme, um das menschliche Verhalten zu beobachten, und kann sich daran anpassen sowie Verhaltensweisen vorhersagen. Sie erkennt potenzielle Datenverlustereignisse sogar dann, wenn die Daten nicht umfassend definiert sind. Dabei lernt die Lösung kontinuierlich aus dynamischem Verhalten und hält mit ihm Schritt, was diesen Ansatz ideal für die Abwehr von personenzentriertem Datenverlust macht.
Dies sind die Vorteile einer verhaltensbasierten E-Mail-DLP-Lösung:
Überprüfung der Empfänger
E-Mail-DLP-Lösungen, die reales Verhalten auswerten, können den Empfänger einer E-Mail noch vor dem Absenden auf intelligente Weise überprüfen. Diese Systeme analysieren normale E-Mail-Verhaltensweisen und -Muster mithilfe von ML und markieren E-Mails, die an falsche Empfänger gesendet werden sollen, wobei es keine Rolle spielt, ob es sich um interne oder externe Kontakte handelt. Das ist insbesondere beim Verhindern falsch adressierter E-Mails wichtig.
Scans von Anhängen
Verhaltensbasierte E-Mail-DLP-Lösungen können automatisch E-Mail-Anhänge scannen und auf diese Weise gewährleisten, dass es sich um die korrekten Versionen handelt und dass sie keine vertraulichen Daten enthalten. Sie überprüfen auch mithilfe von Beziehungsdiagrammen, dass die Daten an die richtigen Empfänger gesendet werden. Falls ein Anhang fehlt oder an einen ungewöhnlichen Anwender adressiert wird, wird der Absender noch vor dem Versenden darauf hingewiesen.
Analysen des Kontexts
Kontexterkennung bedeutet, dass der Inhalt und Kontext von E-Mails auf potenzielle Risiken analysiert wird. Wenn eine E-Mail beispielsweise vertrauliche finanzielle oder personenbezogene Daten enthält, kann verhaltensbasierte KI basierend auf deren Kontext erkennen, ob sie an den Empfänger gesendet werden dürfen. Die Einschätzung erfolgt beispielsweise anhand der Rolle des Empfängers im Unternehmen.
Durchführung historischer Benchmarks
ML kann die historischen E-Mail-Muster eines Unternehmens analysieren und normales Versandverhalten ermitteln, sodass potenzielle Fehler bereits im Entstehen erkannt werden. Durch diesen dynamischen, proaktiven Ansatz ist das System in der Lage, basierend auf früherem Verhalten und typischen Fehlern in Echtzeit Korrekturen vorzuschlagen.
Echtzeit-Warnmeldungen und Hinweise
Verhaltensbasierte E-Mail-DLP-Lösungen können Anwendern in Echtzeit relevante Rückmeldungen geben. Wenn eine E-Mail vertrauliche Informationen enthält oder an falsche oder unbefugte Empfänger gesendet wird, wird der Absender sofort vom System benachrichtigt. Dadurch kann er den Fehler beheben, bevor es zu spät ist, und erhält einen kontextbezogenen Hinweis, der sein Sicherheitsbewusstsein verbessert.
Fazit
Das Senden einer E-Mail an den falschen Empfänger kann leicht passieren. Die Folgen sind jedoch mitunter alles andere als trivial. Mit den richtigen Sicherheitsvorkehrungen lassen sich solche Fehler effektiv verhindern. KI-gestützte Tools erkennen ungewöhnliche E-Mail-Muster und warnen Anwender. Dadurch werden Sicherheitsrichtlinien effektiv durchgesetzt, ohne dass Administratoren oder Sicherheitsteams zusätzlich belastet werden.
Wie Proofpoint helfen kann
Proofpoint Adaptive Email DLP hilft Ihrem Unternehmen, Datenverlust zu stoppen, indem die Anwender dazu aufgefordert werden, Fehler zu korrigieren, die zu fehlgeleiteten E-Mails führen könnten. Zudem blockiert sie automatisch alle Versuche, vertrauliche Informationen an private oder nicht autorisierte Empfänger zu versenden.
Proofpoint Adaptive Email DLP integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Workflows und verhindert versehentlichen oder absichtlichen Datenverlust, ohne das Anwendererlebnis zu stören. Ihre Mitarbeiter können Nachrichten wie gewohnt erstellen und versenden. Unsere Lösung arbeitet im Hintergrund und greift nur dann ein, wenn ein potenzielles Problem erkannt wird. Folglich kommen Anwender mit der Lösung nur alle paar Wochen und nicht mehrmals am Tag in Berührung. Dadurch wird einer Überlastung durch zu viele Warnmeldungen vorgebeugt, die zu kontinuierlichen Datenverlustereignissen führen kann.
Die Implementierung ist ebenfalls sehr schnell möglich, da keine Regeln eingerichtet und über einen längeren Zeitraum angepasst werden müssen, um ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit zu finden. Alles erfolgt zu 100 % automatisiert. In den meisten Fällen lässt sich Proofpoint Adaptive Email DLP in Minutenschnelle bereitstellen. Bereits wenige Stunden danach lernt die Lösung aus historischen Nachrichten und kann Ihre Mitarbeiter und Daten innerhalb weniger Tage umfassend schützen.
Reale Beispiele verdeutlichen die Wirksamkeit. Unsere Lösung hat in einem Fall den Versand einer E-Mail an einen Journalisten verhindert, die sich auf eine Fusion bzw. Übernahme bezog:
„Eine einzige fehlgeleitete E-Mail, die von Proofpoint Adaptive Email DLP gestoppt wurde, genügte uns bereits, um eine Rendite zu erzielen.“
– Leiter der Rechtsabteilung, internationale Anwaltskanzlei
Proofpoint Adaptive Email DLP greift auch bei Zwischenfällen mit böswilligen Insidern ein. Bei einem internationalen Finanzdienstleister erkannte und blockierte die Lösung die Versuche eines scheidenden Finanzvorstands, Sitzungsprotokolle und vertrauliche Dokumente an ein privates Konto zu schicken.
„Die Plattform kommt gut an, denn sie verändert unser Verhalten und reduziert unser Risiko.“
– CISO, internationaler Finanzdienstleister
Von unseren Experten lernen
Die Lösung verwendet verhaltensbasierte KI, um versehentlichen und absichtlichen Datenverlust über E-Mails zu verhindern. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite zu Proofpoint Adaptive Email DLP. Sie können auch eine kostenlose Risikoanalyse für E-Mail-Datenverlust anfordern, die verborgene E-Mail-Exfiltrationsrisiken in Ihrem Unternehmen aufdeckt.
