メールアーカイブとは？GoogleとOutlookのアーカイブ機能

メール アーカイブとは、デジタルで保存、インデックス作成、検索、取得できる形式でメール通信データを保管するシステムをいいます。組織がメール アーカイブ ソリューション を採用するには主に次のような理由があります。

• 事業継続性とディザスタリカバリ
• 内部監査および調査
• 訴訟のための eDiscovery
• 規制コンプライアンス
• 記録管理
• 知的財産の文書化と保護

組織が日々生み出すデータの量も種類も増え続けており、コンプライアンス、費用効果、効率を維持しながらデータを管理することはこれまで以上に複雑になっています。

メール アーカイブへの投資を最大限に活かすためには、組織は次の機能を求める必要があります。

優れたパフォーマンスとユーザー エクスペリエンス

理想的なメールアーカイブは、集中管理されている検索可能なリポジトリを備え、ユーザーが履歴データにアクセスできるものです。ユーザーレベルでは、単純かつ直観的で、組織のワークフローに沿った馴染みのあるユーザー エクスペリエンスを備え、従業員の生産性を維持する必要があります。また検索パフォーマンスは、アーカイブがどれだけ大きくなっても高速かつ正確でなければなりません。組織レベルでは、IT、コンプライアンス、法務チームが現在の肥大化するデータ量を管理および監視するコストと複雑さを軽減できるものであることが必要です。

高忠実度と高データ品質

証拠保全を証明し、組織に必要なメッセージをすべて保管するには、メールアーカイブに何重もの安全機能が必要です。たとえネットワークがダウンした場合でもメッセージが失われないことを保証できるソリューションを検討してください。どのようなデータも安全にアーカイブされるまではジャーナル用メールボックスから削除されないことを保証できるか、クラウド アーカイビング ベンダーに確認しましょう。採用するソリューションはまた、完全レポート機能があり、かつ改ざん不可能な透明性のある監査証跡を提供でき、それによって組織が保持要件、証拠保全要件、訴訟ホールド要件をすべて満たしていることを証明できるものでなければなりません。

データセキュリティ

アーカイブ データが安全でないと、組織はコンプライアンスを遵守できないリスクを抱えることになります。安全を保つには、自社環境から発信されるあらゆるデータを常に暗号化する必要があります。クラウド アーカイブ インフラで伝送中および格納後のデータを保護するソリューションを検討してください。暗号化キーは組織だけのものとし、クラウドアーカイブ プロバイダーと共有すべきではありません。アーカイブ データにアクセスできるユーザーを完全に管理するためです。クラウドアーカイブを格納するために使用するデータセンターは、物理的な設備だけでなくサービスも含めて SSAE-16 SOC 2 Type II の認証を受けている必要があります。

メールアーカイブの保存には従来から磁気テープなどの安価なメディアが使用されてきましたが、クラウドのメールアーカイブのコストが低下し、効率性が高まり、オンプレミス アーカイブに比べて機能が追加されていることから、その選択肢としての人気が高まっています。この傾向により、クラウドで生まれ、クラウドに保存されるデータは、増加の一途をたどると考えられます。

別の企業は、データとインフラのフットプリントを縮小するためにアーカイブをクラウドに移行しています。クラウドサービスでは巨大企業ですら太刀打ちできない IT のスケールメリットを利用できるため、こうした動きによりコストを低減できます。また、これによりセキュリティとパフォーマンスも改善できます。監査や法的な要請によりクラウドベースのメールアーカイブからデータを取得するのは、通常オンプレミスでの保管よりはるかに簡単かつ短時間で実行できます。すでにメールとコラボレーションのインフラを Office 365 に移行している企業にとって、この選択はさらに明白です。最高のオンプレミス コンプライアンス アーカイブでさえもクラウドベースのコンテンツを効率的にアーカイブすることはできません。

経年劣化するオンプレミスと比べ、クラウドは多くの場合安価で、管理しやすく、高い信頼性があります。ただし、切り替えは大変に思われるかもしれませんし、独自の課題も伴います。従来のメールアーカイブ ソフトウェアを使い、管理すべきデータアーカイブが何年分もある多くの組織にとって、複合的な手法の方が適している可能性があります。

実際、メールアーカイブをクラウドに移行するには時間、費用、リソースを要します。プロセスを合理化してデータ損失のリスクを軽減するために、組織はそれぞれの目標、要件、リソースに見合った移行戦略を検討する必要があるのです。

これには 4 つのアプローチがあります。

• データをすべて移動する
• 新しいデータをクラウドに載せ、古いデータは既存のアーカイブに残す
• 重要なデータをすべて移行する
• 保持ポリシーに当てはまるデータを移行する

各オプションにはそれぞれ長所と短所があり、どの組織にとっても最適な方法というものはありません。

ほとんどの企業は、一定の記録を維持することが法的に求められます。これは金融業や保険業だけの話ではありません。

Osterman Research が説明するように、財務書類、組織間のメールのやりとり、従業員情報、請求書、お届け先情報、さらにメタデータでさえもアーカイブ規則の対象になることがあります。このような規制は多くの場合、要求に応じてこうした情報を収集、監視、維持、作成することを組織に求めます。^[1]

Microsoft Office 365 にはエンドユーザー メールボックスのアーカイブ機能が組み込まれています。これは使いやすい、シームレスな統合機能です。ただし、エンドユーザー向けのものであって、IT 部門のためのものではありません。

Office 365 に組み込まれたアーカイブ機能を使うことで、ユーザーは古いメールを簡単にアーカイブして検索できます。ただし、追加サービスがないと、管理者、監査人、法務チームが企業全体にわたるコンテンツを適切にアーカイブ、検索、監視することはできません。

Office 365 に元々備わっているアーカイブ機能では、企業全体のメール検索は困難です。監督上のレビューには時間がかかります。また、コンプライアンス ポリシーを適用できるのは限られたコンテンツだけですこれにより、ソーシャルメディアやインスタント メッセージなど Microsoft エコシステムの外で発生する従業員のやりとりの多くは抜け落ちてしまいます。

いろいろな意味で、Gmail に元々備わっているアーカイブ機能はさらに限定的です。

コンプライアンス、e-discovery、コーポレートガバナンスのために、ほとんどの会社で、プラットフォームに元々備わっているメールボックス アーカイブ機能を強化する本物の企業向けメールアーカイブ ソリューションが必要なのです。

[1] Osterman Research、『Strategies for Archiving in Hybrid Environments (ハイブリッド環境でのアーカイブ戦略)』。